El objetivo de este artículo es guiar a los usuarios sobre cómo iniciar una encuesta en la plataforma y monitorear sus respuestas. Se describen los pasos para iniciar la encuesta, seguir su progreso en tiempo real, gestionar participantes, enviar recordatorios, y revisar y descargar las respuestas. Además, se explica cómo se visualizarán las respuestas dependiendo de si la encuesta se configuró como anónima o no y cómo compartir la reportería de la encuesta con otros usuarios.
Antes de seguir con este artículo asegúrate de haber leído el artículo que te enseña cómo configurar encuestas libres:
Crea y configura Encuestas LibresIniciar la Encuesta
Cuando hayas finalizado la configuración de la encuesta libre y la hayas guardado, podrás iniciarla haciendo clic en los tres puntos.
Una vez que la encuesta haya comenzado, automáticamente se enviarán los correos a los participantes y podrás monitorear su progreso y las respuestas en línea a medida que los colaboradores vayan respondiendo.
Compartir Encuesta
Compartir Encuesta
Desde el menú de tres puntos (⋮) en la esquina superior derecha puedes acceder a las opciones de compartir:
- Compartir reportería: abre un panel donde puedes seleccionar al colaborador con quien compartir y asignarle un permiso:
• Permiso de modificación: podrá agregar participantes, enviar recordatorios, finalizar la encuesta, entre otras acciones.
• Permiso de lectura: solo podrá revisar las respuestas. - Obtener Link encuesta: copia el enlace de la encuesta al portapapeles para compartirlo por chat o correo.
- Obtener QR encuesta: genera un PDF con el código QR de la encuesta.
Los colaboradores con quienes compartas la encuesta tendrán habilitado el menú de "Encuestas" en el menú lateral de su plataforma, y solo podrán acceder a las encuestas que se les hayan compartido.
Participantes
La pestaña "Participantes" te permite gestionar quiénes forman parte de la encuesta y monitorear el avance. En la parte superior encontrarás dos indicadores:
- Participantes: muestra el número total de personas incluidas en la encuesta.
- Avance Global: muestra el porcentaje de colaboradores que ya han respondido.
Estados de los participantes
Si la encuesta no es anónima, podrás ver el estado de respuesta de cada colaborador en la tabla:
- No iniciada: el colaborador aún no ha abierto la encuesta.
- En curso: el colaborador ha abierto la encuesta y ha comenzado a responder.
- Finalizada: el colaborador ha completado y enviado la encuesta.
💡 Nota: Si la encuesta es anónima, no podrás ver el estado individual de cada participante.
Agregar participantes
Puedes agregar participantes incluso después de haber iniciado la encuesta. Haz clic en el botón "Agregar participantes ▼" y elige entre:
- Agregar manualmente: selecciona colaboradores desde un listado.
- Agregar masivamente: importa participantes mediante un archivo Excel.
Enviar recordatorios
El botón "Enviar Recordatorios" muestra entre corchetes la cantidad de colaboradores que aún no han respondido (por ejemplo, "Enviar Recordatorios [5]"). Al hacer clic, se enviará la encuesta por correo únicamente a quienes no han respondido todavía.
💡 Nota: Si la encuesta es anónima, la plataforma igualmente enviará el recordatorio solo a quienes no han respondido, sin revelar su identidad.
Descargar listado de participantes
Haz clic en el ícono de descarga (↓) para obtener un archivo Excel con el detalle de participación.
Eliminar participantes
Para eliminar a un colaborador de la encuesta, haz clic en el ícono de papelera (🗑) en la fila correspondiente.
Reportería
Desde la pestaña "Reportería" puedes revisar los resultados de la encuesta a medida que los participantes van respondiendo. Esta pestaña tiene tres sub-secciones:
Resumen
Muestra un resumen generado automáticamente con inteligencia artificial que sintetiza los principales hallazgos de la encuesta. Puedes:
- Actualizar con nuevas respuestas: incorpora las respuestas más recientes al resumen sin regenerarlo desde cero.
- Regenerar resumen: genera un nuevo resumen completo considerando todas las respuestas actuales.
Respuestas
Muestra los resultados de cada pregunta en gráficos. El tipo de gráfico depende del tipo de pregunta configurada en la encuesta.
Desde esta sección puedes:
- Descargar respuestas: descarga un archivo Excel con todas las respuestas, incluyendo la fecha en que cada colaborador respondió.
- Revisar Respuestas ▼: botón desplegable para revisar las respuestas en detalle.
Al hacer clic en "Revisar Respuestas ▼" puedes elegir:
- Por participante: selecciona a un colaborador para ver su formulario completo con todas las respuestas. Puedes descargarlo haciendo clic en "Descargar respuestas".
- Por pregunta: selecciona una pregunta para ver las respuestas de todos los colaboradores. Usa las flechas para navegar entre preguntas de forma secuencial. Puedes descargar el gráfico con "Descargar respuestas".
Comentarios
Muestra las preguntas de tipo texto abierto o párrafo. Para cada pregunta verás:
- El enunciado de la pregunta.
- La cantidad de respuestas recibidas.
- Si la respuesta era obligatoria.
- Detector de sentimientos: porcentaje de respuestas clasificadas automáticamente como Positivo, Neutro o Negativo.
- El enlace "Ver respuestas de esta pregunta" para revisar cada respuesta individual.
Finalizar la Encuesta
Cuando hayas obtenido las respuestas necesarias, puedes finalizar la encuesta desde el menú de tres puntos (⋮) en la esquina superior derecha. También puedes dejar que se finalice automáticamente en la fecha de término programada.
Al finalizar, los colaboradores ya no podrán contestar y se enviará la notificación de finalización si la configuraste. La encuesta pasará al historial y podrás seguir consultando su reportería.