Para que puedas comenzar a usar Workflow y gestionar flujos, es importante cumplir con ciertas condiciones previas. Luego, los permisos asignados determinarán qué puedes ver o hacer dentro del Workflow.
Requisitos para usar Workflow
Debes contar con el plan de Plataforma Pro para ocupar todas sus funcionalidades. Si cumples con esta condición y no encuentras la sección de Workflow en la plataforma, verifica con el equipo de servicio al cliente.
Tipos de permisos en Workflow
El acceso de los usuarios al módulo de Workflow se define a través de tres niveles de permisos, configurables en el módulo de Usuarios y Perfiles (si cuentas con los permisos necesarios). Estos se agrupan bajo el nombre “Solicitudes”:
¿Qué puede hacer cada perfil?
🔴 Sin permiso o "No"
El usuario verá el módulo de Solicitudes en el portal, pero al ingresar solo podrá realizar las siguientes acciones:
Iniciar solicitudes en las que tenga permiso explícito para hacerlo (a través del botón “Crear solicitud”) según la configuración de la plantilla.
Visualizar solicitudes en curso en las que haya sido asignado como responsable o aprobador, según lo definido en la plantilla. Solamente podrá acceder al historial de las etapas en las que es responsable.
No puede descargar solicitudes.
🟡 Permiso de Lectura
El usuario puede acceder al módulo de Solicitudes y visualizar todas las solicitudes en curso y su historial, además de descargar cada una, independientemente de los permisos definidos en las plantillas. Es decir, puede ver todas las solicitudes de la plataforma, independiente de las limitaciones de área del usuario.
No puede responder, aprobar o devolver etapas de estas solicitudes, a menos que haya sido asignado como responsable o aprobador en la configuración de esa plantilla.
Puede iniciar solicitudes en las que tenga permiso explícito para hacerlo (a través del botón “Crear solicitud”) según la configuración de la plantilla.
Puede ver las plantillas existentes, pero no puede crear, editar ni eliminarlas.
En plantillas de Alta y Movimiento, la vista de solicitudes se filtra automáticamente según los límites de área del usuario. Esto significa que solo podrá ver aquellas solicitudes cuyo “Área de la solicitud” esté dentro de sus áreas permitidas. En los demás tipos de plantillas (Baja, Búsqueda, Pre-ingreso o Flexibles), puede ver todas las solicitudes de la plataforma.
🟢 Permiso de Modificación
Tiene acceso completo al módulo. Esto incluye ver el historial y descargar todo tipo de solicitud.
Puede ver, iniciar, responder o aprobar y devolver todo tipo de solicitud, incluso si no se definió como aprobador en la plantilla.
Puede crear, borrar, duplicar y editar plantillas.
En plantillas de Alta y Movimiento, aunque tenga permiso de modificación, la vista de solicitudes también se filtra por los límites de área del usuario.
Permisos definidos en las plantillas
Además del permiso general asignado en el módulo de Usuarios y Perfiles, cada plantilla de Workflow permite definir condiciones específicas para determinar quién puede iniciar o aprobar solicitudes. Las opciones disponibles varían según el tipo de plantilla.
¿Quiénes pueden iniciar solicitudes?
Dependiendo del tipo de Workflow, las siguientes opciones pueden habilitarse para iniciar una solicitud:
Área/Cargo
Lista de usuarios
Administrador de solicitudes
Todos los colaboradores (solo disponible en plantillas de tipo Flexible)
Nuevo colaborador vía correo personal (solo en Pre-ingreso)
Encargado de onboarding (solo en Pre-ingreso)
Perfil de Usuario
¿Quiénes pueden aprobar solicitudes?
Las siguientes opciones están disponibles para asignar aprobación en etapas:
Área/Cargo
Usuario específico (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)
Administrador de solicitudes
Supervisor del solicitante (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)
Solicitante
Perfil de usuario
Filtro adicional por límites de área (Alta, Movimiento y Búsqueda)
Cuando la casilla “Limitar áreas según el perfil del aprobador de esta etapa” está activada:
Se filtran los campos del formulario (empleados, áreas, supervisor) según los límites de área del usuario que completa la etapa. Además, en plantillas de Alta, Movimiento y Búsqueda, el listado de posibles aprobadores también se filtra automáticamente para incluir solo a usuarios que tengan acceso al Área de la solicitud según sus límites de área.
Permisos de acciones con integración a otros módulos
Para configurar plantillas cuya acción afecta otro módulo, debes tener dicho módulo contratado y con los respectivos permisos activados:
Generar Documentos: requiere el módulo de Documentos y Firma y el permiso "Documentos" en Modificación.
Agregar participante a Encuesta Libre: Requiere el módulo de Encuestas y el permiso de "Encuesta Libre" en Modificación.
Generar Tarea Pendiente: Requiere tener encendido el parámetro general "Habilitar tareas pendientes".
Solicitar activo: Requiere tener contratado el módulo de Gestión de activos y el permiso "Configuración de gestión de activos" en Modificación.
Asignar un curso: Requiere tener el módulo de Capacitaciones contratado y el permiso de "Capacitaciones" en Modificación.