El Workflow de Movimiento es la herramienta clave para gestionar cambios contractuales o administrativos en la ficha de un colaborador. Para asegurar que el proceso fluya sin errores técnicos ni discrepancias de información, es fundamental seguir las siguientes consideraciones.
1. Selección del Periodo (Fecha de Inicio)
Al completar el campo "Fecha de Inicio" dentro del formulario de movimiento, debes tener en cuenta que el sistema funciona según los periodos contables o administrativos que se encuentren abiertos.
Meses Disponibles: Solo podrás visualizar y seleccionar los meses que actualmente están en curso o abiertos en la plataforma.
Recomendación: Se sugiere siempre seleccionar el mes actual para aplicar el movimiento de trabajo. Esto garantiza que la actualización de la ficha del colaborador sea coherente con el ciclo de nómina o administración vigente.
2. ¡Alerta! Modificaciones Directas en la Ficha
Existe una dependencia crítica entre la solicitud de movimiento y la ficha del colaborador mientras el proceso está activo.
Importante: Si realizas cambios manuales directamente en la ficha del colaborador mientras existe una solicitud de workflow en curso, la información de la solicitud se actualizará automáticamente con los datos de la ficha.
Esto significa que se sobrescribirá lo que habías dispuesto originalmente en el formulario de movimiento. Para evitar pérdida de datos o inconsistencias, evita editar la ficha del trabajador de forma externa hasta que el flujo de aprobación haya finalizado.
3. Modificaciones en la Plantilla Base del Workflow
La configuración de la plantilla (el diseño y reglas del movimiento) es la columna vertebral de todas las solicitudes activas. Realizar cambios en la estructura base puede corromper los procesos que ya están en alguna etapa de aprobación.
¿Qué hacer si necesitas cambiar la configuración?
Opción A (Recomendada): Duplicar y Editar. En lugar de modificar la plantilla original, crea una copia, realiza los ajustes necesarios y actívala. Así, las solicitudes antiguas siguen su curso normal en la versión anterior.
Opción B: Realizar modificaciones únicamente cuando no existan solicitudes activas en el sistema.
Resumen de Buenas Prácticas
| Acción | Recomendación |
|---|---|
| Fecha de Inicio | Usar siempre periodos abiertos (preferiblemente el mes actual). |
| Edición de Ficha | No modificar la ficha del colaborador si tiene un movimiento pendiente. |
| Cambios en Plantilla | Duplicar la plantilla para evitar errores en flujos en curso. |