En Buk, el proceso de onboarding cuenta con diversas notificaciones que puedes configurar para mantener informados a los colaboradores y responsables sobre el avance del proceso. Además, puedes hacer seguimiento a los correos enviados mediante el historial de notificaciones.
Configuración de notificaciones por defecto de Onboarding
Para configurar las notificaciones por defecto de onboarding, debes ir a la Central de Administración:
Haz clic en el ícono de la tuerca en la esquina superior derecha para abrir el menú de administración.
Selecciona Configuración y luego Central de Notificaciones.
En esta sección podrás activar o desactivar las siguientes notificaciones específicas del proceso de onboarding:
Mensaje de bienvenida:
Correo inicial que se envía al nuevo colaborador con el link para completar el pre-ingreso.
Recomendamos no apagar esta notificación, ya que es fundamental para que el colaborador pueda iniciar su proceso.Correo personalizado de onboarding:
Correo con contenido personalizado relacionado al proceso.Recordatorio de tareas de onboarding pendientes:
Recordatorios para responsables sobre tareas pendientes.Aviso de tarea de onboarding asignada:
Notificación cuando se asigna una nueva tarea.Aviso de tarea editada:
Notificación sobre cambios en una tarea asignada.Aviso de nueva tarea:
Comunica la creación de una nueva tarea.Aviso de término de onboarding:
Notificación de finalización del proceso.Hoy comienza tu proceso de onboarding:
Mensaje que se envía el día que inicia el proceso.Seguimiento de proceso del colaborador:
Notificaciones para seguimiento del avance.
Ten en cuenta que estas notificaciones se configuran desde la Central de Administración y no desde el módulo Onboarding. En Onboarding puedes crear notificaciones personalizadas por tarea o proceso, pero no activar o desactivar estas notificaciones estándar.
Cómo hacer seguimiento a los correos de onboarding
Para hacer seguimiento a los correos enviados, incluyendo los de onboarding, debes usar el Historial de Notificaciones que también se encuentra en la Central de Administración:
En la Central de Administración, selecciona Central de Notificaciones y luego Historial de Notificaciones.
Aquí verás una tabla con todas las notificaciones enviadas en los últimos días (3 días para plan Esencial, 30 días para plan Pro).
La tabla muestra información como:
- Nombre del destinatario
- Tipo de notificación (por ejemplo, onboarding)
- Estado del envío (Procesando, Enviado, Fallido)
- Módulo que generó la notificación
- Fecha y hora de envío
- Número de documento relacionado
Aqui puedes revisar si el correo con el pre-ingreso u otros se enviaron correctamente. Si un correo no llegó (estado Fallido), puedes volver al módulo de Onboarding y crear un nuevo correo para reenviar la información. Puedes obtener el enlace del formulario de pre ingreso desde Workflow>Solicitudes>Ver detalle.
Próximamente, desde el mismo historial podrás ver el motivo del fallo y corregir el error directamente desde esa vista, facilitando la gestión y seguimiento.
Cómo recibir una alerta cuando falle un correo de onboarding
Si cuentas con el módulo de Workflow (plataforma pro), puedes crear una automatización para que Buk te avise cuando un correo de onboarding rebote.
Esto te permite enterarte rápidamente de fallas en correos críticos, como el Mensaje de bienvenida, sin tener que revisar manualmente el Historial de Notificaciones.
¿Cómo configurarlo?
- Ve a Workflow.
- Entra a Plantillas de Workflow.
- Crea una nueva Plantilla de tipo flexible.
- En el evento, selecciona Cuando una notificación rebota.
Agrega un filtro para acotar la automatización al correo que quieres monitorear:
Por ejemplo: Notificación es igual a Mensaje de bienvenida (este es el correo con el Pre ingreso)
- Define la acción que quieres ejecutar cuando ocurra ese rebote. Por ejemplo:
- Crear una tarea pendiente para que alguien revise el caso.
- Enviar un correo a la persona o equipo encargado.
De esta forma, cada vez que falle ese correo, se generará automáticamente un aviso para hacer seguimiento y tomar acción.