Desde esta vista puedes revisar el avance operativo del proceso, es decir, cómo van las tareas y qué ha pasado con los correos asociados a ese onboarding.
Esto te permite identificar pendientes, atrasos, comunicaciones ya enviadas y acciones que todavía requieren gestión.
Seguimiento de las tareas
En la sección de tareas podrás revisar, para cada una:
- nombre de la tarea
- estado
- responsable
- fecha límite
- prioridad
- detalle o descripción, si corresponde
- archivos, links o complementos asociados
Con esta información puedes entender no solo qué tareas existen, sino también si el proceso está avanzando como esperabas o si requiere intervención.
¿Qué significan los estados de una tarea?
A tiempo
La tarea sigue pendiente, pero todavía está dentro del plazo definido.
Esto significa que aún no requiere una acción urgente, aunque sí conviene monitorearla para asegurar que se complete antes de su vencimiento.
Atrasada
La tarea sigue pendiente y ya superó su fecha límite.
Esto indica que el proceso tiene un desvío en esa actividad. Una tarea atrasada puede impactar el avance del onboarding, especialmente si corresponde a una acción clave, como completar información, entregar accesos o coordinar actividades previas al ingreso.
Cuando veas tareas atrasadas, conviene revisar:
- quién es el responsable
- si necesita un recordatorio
- si la tarea sigue aplicando
- si corresponde editarla, terminarla o cancelarla
Terminada
La tarea ya fue completada por su responsable.
Esto deja registro de que esa acción ya se realizó dentro del proceso y permite seguir monitoreando el resto del onboarding.
Cancelada
La tarea fue cerrada como cancelada y ya no se espera su ejecución.
Este estado sirve para dejar trazabilidad de tareas que finalmente no se realizaron o dejaron de aplicar. Una vez cancelada, la tarea no puede reabrirse.
¿Qué acciones puedes realizar sobre una tarea?
Según tus permisos y el estado del proceso, desde esta vista puedes realizar acciones como:
Editar
Permite modificar la tarea específica de este proceso, por ejemplo su responsable, plazo, prioridad o contenido.
Importante: editar esta tarea no modifica la plantilla original de la que provino.
Enviar recordatorio
Permite volver a notificar al responsable para recordarle que tiene una tarea pendiente.
Es especialmente útil en tareas atrasadas o próximas a vencer.
Marcar como terminada
Sirve para cerrar la tarea como completada.
Cancelar
Sirve para cerrar la tarea como no aplicable o no ejecutada. Deja registro, pero ya no se espera que se realice.
Eliminar
Permite borrar la tarea del proceso de forma irreversible.
Conviene usar esta acción con cautela, ya que elimina el registro.
¿Qué impacto tiene una tarea atrasada o pendiente?
Una tarea pendiente no necesariamente implica un problema, mientras aún esté a tiempo.
En cambio, una tarea atrasada sí indica que algo del proceso no ocurrió cuando correspondía. Esto puede afectar la experiencia de la persona o generar demoras operativas, por ejemplo si aún no se entregó un equipo, no se enviaron accesos o no se realizó una reunión importante.
Por eso, el estado de las tareas te ayuda a detectar qué partes del onboarding requieren atención inmediata.
Seguimiento de los correos
En la sección de correos podrás revisar las instancias de correo asociadas a ese proceso.
Esto te permite saber qué comunicaciones forman parte del onboarding de esa persona y en qué estado se encuentran.
¿Qué significan los estados de un correo?
Programado
El correo aún no ha sido enviado porque está pendiente según la configuración definida.
Esto ocurre, por ejemplo, cuando el correo debe salir ciertos días antes o después de la fecha de inicio de onboarding.
Mientras esté programado, no significa que haya un problema, sino que todavía no ha llegado su momento de envío.
Enviado
El correo ya fue despachado como parte del proceso.
Este estado indica que la comunicación ya salió desde el sistema. Si necesitas validar si el envío fue exitoso a nivel de notificación, puedes revisar el historial de notificaciones.
Eliminado
El correo fue quitado del proceso y ya no se enviará.
Esto sirve cuando una comunicación deja de aplicar para ese caso específico y no quieres que siga formando parte del onboarding.
¿Qué pasa si un correo no aparece como enviado?
Si el correo sigue como programado, probablemente todavía no ha llegado la fecha configurada para su envío.
Si esperabas que ya se hubiera enviado, conviene revisar:
- cómo estaba configurada su fecha
- la fecha de inicio de onboarding del proceso
- si el correo sigue activo dentro del proceso
Si necesitas confirmar si efectivamente salió o falló, eso no se revisa solo aquí.
¿Dónde revisar si un correo falló?
Si quieres confirmar si un correo fue realmente enviado o si tuvo un error, debes revisar el Historial de Notificaciones en la Central de Notificaciones.
Ahí podrás ver estados como:
- Procesando
- Enviado
- Fallido
Y si está fallido, podrás revisar el motivo.
¿Qué casos conviene revisar con más atención?
Te recomendamos poner especial atención cuando:
- una tarea está atrasada
- una tarea sigue pendiente pero era clave para el ingreso
- un correo debería haberse enviado y sigue apareciendo como programado
- una comunicación importante no llegó al destinatario
- una tarea ya no aplica y conviene cancelarla en vez de dejarla pendiente
Importante sobre pre ingreso y alta
Si este proceso corresponde a una persona sin ficha y necesitas hacer seguimiento al pre ingreso o al alta, esa parte no se revisa desde esta vista.
Aquí estás viendo el seguimiento de tareas y correos del proceso de onboarding.
Para revisar el avance del pre ingreso o del alta, debes ir a:
Workflow > Solicitudes
Resumen
Desde esta vista puedes seguir el avance operativo del proceso revisando:
- las tareas, con su estado, responsable, plazo e impacto en el onboarding
- los correos, con su estado dentro del proceso
Una tarea a tiempo sigue pendiente pero dentro del plazo.
Una tarea atrasada requiere atención, porque ya superó su fecha límite.
Una tarea terminada ya fue completada.
Una tarea cancelada deja de aplicar y no puede reabrirse.
En los correos, un estado programado indica que aún no llega su momento de envío, enviado que ya salió, y eliminado que ya no se enviará.
Si además necesitas revisar el avance del pre ingreso o del alta, debes hacerlo desde Workflow > Solicitudes.