En este artículo aprenderás qué es el versionamiento de ítems, cómo se generan nuevas versiones automáticamente y cómo visualizar esta información para resolver dudas sobre montos o configuraciones en tus procesos de nómina.
¿Qué es una versión de ítem?
Una versión es un registro histórico de la configuración de un ítem (como su monto o nombre). Esto garantiza que, si actualizas un bono hoy, los meses ya cerrados mantengan el valor original, mientras que los nuevos procesos utilicen la información actualizada.
Lógica de actualización
Para mantener la integridad de tu información, Buk decide automáticamente cuándo crear una nueva versión o cuándo simplemente sobrescribir la actual, basándose en el estado de tus comprobantes:
Modificación sin nueva versión (Sobrescritura): Si editas un ítem que aún no ha sido asignado a ningún colaborador, o que solo está asociado a comprobantes abiertos, el sistema no crea una versión adicional. En este caso, simplemente se sobrescribe la versión actual con los nuevos cambios.
Creación de nueva versión: Si el ítem ya forma parte de comprobantes cerrados y seleccionas "Aplicar cambios desde" un periodo que tiene comprobantes abiertos, el sistema generará automáticamente una nueva versión (ej: de 1 a 2). Esto permite que los nuevos cálculos usen la configuración actualizada sin alterar los procesos que ya fueron finalizados.
Bloqueo por comprobantes cerrados (Alerta): Si intentas aplicar cambios desde un periodo que ya tiene comprobantes cerrados (o existen periodos posteriores ya cerrados con ese ítem), el sistema mostrará una alerta indicando que no se aplicarán los cambios. Para proceder, deberás abrir dichos comprobantes o seleccionar un periodo donde los procesos aún estén abiertos.
Ejemplo práctico:
Imagina que el ítem "Bono Movilización" está en su Versión 1.
Enero y Febrero ya están cerrados con este bono.
En Marzo (proceso abierto), decides aumentar el monto.
Al guardar, Buk crea la Versión 2 para Marzo en adelante. Así, si consultas Febrero, verás que el colaborador mantiene su bono original (1), pero en Marzo ya visualizas el nuevo monto (2).
¿Cómo visualizar las versiones en la plataforma?
Puedes auditar las versiones aplicadas desde tres puntos clave:
En la Ficha del Colaborador: Dentro de la pestaña de Asignaciones, puedes habilitar la columna Versión para identificar qué configuración específica se le aplicó al colaborador en un mes determinado.
En la Configuración de Ítems: Desde el módulo de Administración, puedes ver la versión tanto en la lista de ítems vigentes como en los antiguos. Esto es útil para comparar cambios históricos del mismo concepto.
Alertas en visualización de bonos: Si consultas un ítem antiguo, el sistema te mostrará una alerta visual indicando que existe una versión más reciente, facilitando la navegación hacia la configuración vigente.
Consideraciones Importantes
Columnas opcionales: Recuerda que en la mayoría de las tablas, la columna "Versión" está oculta por defecto. Debes activarla manualmente desde el configurador de columnas de la tabla.
Asignaciones nuevas: Al crear una nueva asignación, Buk siempre seleccionará de forma automática la versión vigente más reciente.