Workflow te permite automatizar procesos y ordenar flujos de aprobación en Buk, activando acciones automáticas según distintos hitos del ciclo de vida del colaborador (altas, cambios laborales, bajas, actualización de datos, avances en capacitaciones) y también digitalizando solicitudes manuales que hoy se gestionan por correo, Excel o WhatsApp.
En este artículo encontrarás: (1) un panorama de todas las automatizaciones posibles por evento, (2) un panorama de los flujos de aprobación manual disponibles, y (3) el paso a paso detallado de configuración de los 6 casos de uso más solicitados.
Los casos marcados con ✅ corresponden a usos que ya cuentan con volumen real en clientes, mientras que los marcados con 💡 representan oportunidades con alto potencial, pero que actualmente se utilizan poco o todavía no se explotan de forma masiva.
1. Automatizaciones por evento del ciclo de vida del colaborador
Evento – Alta de colaborador (ver paso a paso en Casos 1, 2, 3 y 4 más abajo)
- ✅ Generar documentos → Contrato, anexo, carta de bienvenida, pacto de confidencialidad, entrega de reglamento interno.
- ✅ Generar tarea pendiente → Tareas de onboarding a tecnología (creación de correo, accesos) o a jefatura (plan de inducción).
- ✅ Solicitar asignación de activo → Notebook, teléfono, vehículo, credencial, uniforme para el nuevo ingreso.
- ✅ Asignar curso → Inducción obligatoria, seguridad, código de ética, cursos legales por industria.
- ✅ Asignar ruta → Ruta de aprendizaje de onboarding por cargo/área.
- 💡 Asignar ítem haber → Bono de bienvenida, colación, movilización, asignaciones fijas del cargo.
- 💡 Asignar ítem descuento → Cuota sindical, seguro complementario, plan de ahorro al ingresar.
- 💡 Asignar ítem aporte patronal → Seguro de vida, aporte a fondo de salud según política.
- ✅ Asignar ítem informativo → Datos informativos en la liquidación (centro de costo, proyecto).
- 💡 Asignar saldo de vacaciones → Saldo inicial proporcional al ingresar, útil en países/casos con saldo de apertura.
- ✅ Agregar participante a encuesta libre → Encuesta de expectativas o experiencia de onboarding.
- ✅ HTTP Request → Notificar a sistema externo (ERP, plataforma de beneficios o canal organizacional del equipo).
Evento – Cuando cambia el trabajo de un colaborador
- ✅ Generar documentos → Anexo de contrato por cambio de cargo/renta/jornada o carta de promoción.
- ✅ Generar tarea pendiente → Actualizar accesos según nuevo cargo o avisar a nómina.
- 💡 Asignar ítem haber → Nuevo bono de responsabilidad/jefatura al promover.
- 💡 Asignar ítem descuento / aporte patronal → Ajustar deducciones o aportes que cambian con el cargo.
- Asignar curso / ruta → Capacitación obligatoria para el nuevo rol.
- 💡 Solicitar asignación de activo → Activos adicionales que corresponden al nuevo cargo.
- 💡 HTTP Request → Sincronizar nuevo cargo/centro de costo con sistemas externos.
- Agregar participante a encuesta libre → Encuesta de movilidad interna o de satisfacción con el cambio.
Capacitaciones – LMS
Evento – Curso aprobado
- 💡 Generar documentos → Certificado de aprobación.
- 💡 Asignar curso → Inscribir automáticamente en el siguiente curso de la malla.
- 💡 Asignar ruta → Al aprobar curso clave, inscribir en la ruta de aprendizaje correspondiente.
- 💡 Asignar ítem haber → Bono por certificación o aumento por competencia adquirida.
- 💡 Generar tarea pendiente → Avisar a jefatura en caso de cumplimientos de cursos y rutas.
Evento – Curso reprobado
- 💡 Generar tarea pendiente → Plan de refuerzo o aviso a jefatura o a capacitaciones.
- 💡 Asignar curso / ruta → Inscribir automáticamente un curso o ruta relacionada o de refuerzo.
Evento – Curso vencido
- 💡 Generar tarea pendiente → Alerta de cumplimiento a prevención o equipo legal.
- 💡 Asignar curso / ruta → Inscribir automáticamente un curso o ruta relacionada o de refuerzo.
Evento – Cambio de datos personales de colaborador
- 💡 Generar tarea pendiente → Validar/aprobar el cambio, ejemplo cambio de cuenta bancaria, dirección o carga familiar, antes de impactar nómina.
- 💡 Generar documentos → Regenerar certificados o anexos que dependen del dato cambiado.
- 💡 HTTP Request → Propagar el dato actualizado a sistemas externos.
- 💡 Asignar ítem (haber/descuento) → Ejemplo al registrar nueva carga familiar activar asignación familiar.
Evento – Baja de colaborador
- ✅ Generar documentos → Carta de aviso, certificado de trabajo o paz y salvo en Colombia.
- ✅ Generar tarea pendiente → Checklist de offboarding.
- 💡 Solicitar devolución de activos.
- 💡 Asignar ítem descuento / haber → Finiquitos con descuentos pendientes o pagos de saldo.
- 💡 Agregar participante a encuesta libre → Encuesta de salida ante salida voluntaria.
- 💡 HTTP Request → Desactivar usuario en sistemas externos.
2. Flujos de aprobación manual
Cuando quieras crear un flujo de aprobación, puedes seleccionar la plantilla de tipo Flexible, ya que permite adaptarse a distintos procesos internos. Dentro de los flujos flexibles existen dos opciones:
- Con acciones: permiten integrarse con otros módulos de Buk y generar una acción automática, como crear documentos, asignar ítems, enviar notificaciones o actualizar información.
- Sin acciones: permiten gestionar aprobaciones internas, dejar trazabilidad y respaldar el proceso dentro de Buk, sin que necesariamente exista un efecto en otro módulo.
Solicitudes manuales con acción (ver paso a paso de la aprobación de vacaciones en el Caso 6 más abajo)
- Generar documento: certificado de antigüedad, carta para el banco, certificado de renta, anexo o constancia al aprobarse el flujo.
- Solicitar asignación de activo: colaborador o jefatura pide activos tecnológicos (notebook, teléfono, vehículo) o elementos de seguridad.
- Asignar ítem de remuneraciones: aprobar anticipo, bono o comisión y abonarlo en la liquidación; aprobar cuotas de préstamo, afiliación sindical, plan de ahorro o seguro voluntario.
- Asignar curso o ruta de aprendizaje: aprobar presupuesto de capacitación y, al cerrarse el flujo, inscribir en el curso o la ruta.
- Asignar vacaciones: aprobar la solicitud de vacaciones y registrarlas en el sistema.
- Asignar saldo de vacaciones: días adicionales por años de servicio, días de beneficio (cumpleaños, matrimonio, nacimiento, duelo), descanso compensatorio, bono de días por desempeño o reconocimiento.
Solicitudes manuales sin acción
Útiles para migrar procesos que hoy se gestionan por correo, Excel o WhatsApp a un flujo formal en Workflow, con formulario estándar, ruta de aprobación y registro de quién pidió, quién aprobó y cuándo.
- Solicitudes financieras del colaborador (solo aprobación, sin tocar nómina automáticamente): anticipos de sueldo, rendición de gastos y reembolsos, autorización de horas extra.
- Asistencia y gestión del tiempo: reemplazos y cobertura de turnos, solicitud y aprobación de permisos, justificación de ausencias y atrasos, día compensatorio o canje de feriado trabajado, teletrabajo y flexibilidad horaria.
- Beneficios y bienestar: postulación a beneficios (becas, convenios, ayudas), solicitud de seguros o aportes voluntarios, inscripción a programas de bienestar.
- Procesos administrativos y cumplimiento: procesos disciplinarios y amonestaciones, reporte de incidentes/accidentes/riesgos laborales, registro de incapacidades y licencias, aprobación de excepciones a políticas internas.
- Autorizaciones de gestión: aprobación de viajes, aprobación de gastos y compras.
La aprobación de búsqueda/vacante (Caso 5 más abajo) es otro ejemplo de flujo de aprobación con acción, en este caso conectado al módulo de Selección.
3. Cómo configurar los casos de uso más solicitados
Caso 1: Onboarding automático al dar de alta
Tipo: Flexible (automático) | Evento: Alta del colaborador
Cuando ingresa un nuevo colaborador, RRHH debe generar su contrato y asignarle un curso de inducción. Hacerlo manualmente implica riesgo de olvidar pasos o depender de que alguien lo recuerde. Con Workflow puedes configurar que ambas acciones ocurran automáticamente cada vez que se registra un ingreso de un nuevo colaborador.
Cómo configurar la generación del contrato
Haz click en Crear Plantilla, selecciona la plantilla predeterminada "Generar documento cuando se le crea un trabajo a Colaborador". Selecciona la plantilla de documento a generar, en este caso, contrato. Aquí puedes configurar si será visible para el colaborador o no. Además podrás ver dentro de este menú "Editar Acción" la opción "Proceso de firmas" y la opción preseleccionada "Si requiere proceso de firmas", esto viene configurado por predeterminado. Recuerda que actualmente en Workflow no se puede agregar más de un firmante para un documento. Una vez terminado, haz click en Guardar.
Luego, en "Inicio de solicitud" verás que el evento de la plataforma que inicia será "Cuando se le crea trabajo a un colaborador", no lo modifiques. Debajo podrás ajustar las reglas (opcional) que permiten crear filtros avanzados con el apoyo de Buk AI.
Ej de instrucción a filtrar: "Cuando el nuevo colaborador es del área de finanzas". Esto te permitirá filtrar y generar un contrato cuando el nuevo colaborador pertenece al área de finanzas exclusivamente.
Una vez termines de aplicar el filtro, guárdalo haciendo click en "Filtrar". Puedes también no seleccionar un filtro, para que se ejecute esta acción con el ingreso de cualquier colaborador.
Una vez terminada esta configuración, haz click en Guardar. Podrás revisar esta plantilla en Workflows > Plantillas como Activa.
Una vez ingrese un nuevo colaborador, Workflow ejecutará esta acción automáticamente: generará un documento de contrato a un nuevo colaborador (dependiendo de si se filtró por área o no).
Cómo configurar la asignación del curso de inducción
Crea una segunda plantilla Flexible con el mismo evento y acción "Inscribir en curso cuando se crea un Colaborador"
También puedes elegir en el catálogo de plantillas las opciones de "Inscribir en curso cuando se cambia el trabajo de un Colaborador" o "Inscribir en curso cuando se crea un Colaborador", que vienen preconfiguradas para estos dos casos.
⚠️ Nota: Como Workflow permite solo una acción por plantilla, necesitas dos plantillas separadas: una para generar el contrato y otra para asignar el curso.
Se abrirá un nuevo menú, selecciona el Curso a asignar. Luego selecciona el tipo de inscripción: Requerido u opcional.
Luego, selecciona la opción Instancia predeterminada (Vigentes), debajo podrás ver la fecha de inicio para el curso asignado (fecha en la que estás creando la plantilla).
Debajo podrás ajustar las reglas (opcional) que permiten crear filtros avanzados con el apoyo de Buk AI, al igual que el ejemplo anterior.
Ej de instrucción a filtrar: "Cuando el nuevo colaborador es del área de finanzas". Esto te permitirá filtrar e inscribir al nuevo colaborador a un curso cuando este pertenezca al área de finanzas exclusivamente.
Una vez termines de aplicar el filtro, guárdalo haciendo click en "Filtrar".
Al igual que la plantilla anterior, esta quedará guardada en Workflow > Plantillas y se ejecutará automáticamente una vez se cumplan los criterios especificados en esta misma.
Caso 2: Documentos distintos según tipo de contrato
Tipo: Flexible
Distintos tipos de contrato (indefinido, a plazo fijo, por obra) requieren documentos diferentes. Como Workflow no permite condicionar la acción dentro de una misma plantilla, la solución es crear una plantilla por tipo de contrato y seleccionar la que corresponda en cada caso.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible para contratos indefinidos con la acción "Generar documento" y la plantilla de contrato correspondiente.
- Crea una segunda plantilla Flexible para contratos a plazo fijo con su propia plantilla de documento.
- Repite para cada tipo de contrato que lo requiera.
- Al crear la solicitud, el administrador selecciona la plantilla que corresponde según el contrato del colaborador.
Caso 3: Pre-ingreso de nuevo colaborador
Tipo: Pre-Ingreso | Requiere módulo Onboarding
Antes del primer día, es necesario recopilar datos del futuro colaborador (información bancaria, previsional, contacto de emergencia, etc.) para tener todo listo desde el inicio. La plantilla Pre-Ingreso permite enviarle un formulario digital que completa de forma autónoma, sin necesidad de que esté en la plataforma.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Pre-Ingreso (requiere módulo Onboarding).
- Configura el formulario con los campos que el futuro colaborador debe completar.
- Al crear la solicitud, el sistema envía un enlace por correo al futuro colaborador.
- El colaborador completa la información antes de su primer día, y los datos quedan disponibles en Buk.
Caso 4: Solicitud automática de activos al ingreso
Tipo: Flexible (automático) | Evento: Alta del colaborador
Cuando ingresa un colaborador con un cargo específico (ej. ejecutivo comercial), necesita equipamiento estándar: notebook, teléfono, accesos. Coordinar esto manualmente genera retrasos. Workflow puede automatizar la solicitud de activos apenas se registra el alta, sin que nadie tenga que recordarlo.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible con evento "Alta del colaborador".
- Agrega un filtro por cargo para que solo aplique a los cargos que requieren el equipamiento.
- Configura la acción final como "Solicitar activos".
- Activa la plantilla. Cada vez que ingrese un colaborador con ese cargo, la solicitud de activos se creará automáticamente.
Caso 5: Búsqueda con aprobación presupuestaria
Tipo: Búsqueda | Requiere módulo Selección
Antes de abrir un proceso de reclutamiento, muchas empresas requieren validación del Gerente de Área y del Gerente General para asegurar que el cargo está dentro del presupuesto aprobado. Workflow formaliza este proceso de aprobación y, al completarse, abre automáticamente la búsqueda.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Búsqueda (requiere módulo Selección).
- Etapa 1: Aprobación del Gerente de Área, con formulario que incluya cargo, área, renta estimada y justificación.
- Etapa 2: Aprobación del Gerente General.
- Acción final: Crear proceso de reclutamiento en el módulo de Selección. Al completarse ambas aprobaciones, el proceso de búsqueda se abre automáticamente.
Caso 6: Crear vacaciones o Agregar días a vacaciones percibidas
Tipo: Flexible
A veces los flujos de aprobación de vacaciones requieren etapas de aprobaciones adicionales (aprobaciones de más de una área, RRHH por ejemplo), por lo cuál Workflow atiende esta necesidad de configurar flujos de aprobaciones más complejos, gatillando la acción de "Crear vacaciones" o la de "Agregar días a Vacaciones Percibidas". La acción de "Crear Vacaciones" Permite seleccionar el tipo de vacación específico a manejar dentro de la plantilla para que el colaborador pueda seleccionar y tomar un período de vacaciones, y la segunda acción de "Actualizar Saldo de Vacaciones" permite actualizar tu saldo de vacaciones mediante una solicitud.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Flexible
- Etapa 1: Aprobación del Gerente de RRHH (por ejemplo), con formulario que incluya los campos editables obligatorio: Colaborador, Tipo de vacaciones, Fecha de inicio, Fecha de término
- Etapa 2: Aprobación del Gerente General.
- Acción final: "Crear vacaciones" o "Actualizar saldo de vacaciones". Selecciona el tipo de vacaciones. En caso de seleccionar la opción de "Agregar días a Vacaciones Percibidas", deberás seleccionar el tipo de vacación y luego los días por agregar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un supervisor está asignado en una etapa sin tener el check de acceso activo?
Si una etapa está configurada para ser aprobada por el supervisor del solicitante, pero el supervisor asignado no tiene activo el check de acceso al módulo de Workflow (permiso 'Sin acceso'), la etapa quedará bloqueada: el supervisor no podrá ver ni responder la solicitud.
Para resolverlo: ve a Usuarios y Perfiles > busca el supervisor > edita su perfil y activa el permiso de Workflow (al menos en nivel 'No' que permite aprobar etapas asignadas, o 'Lectura' si necesitas que vea el historial).
Si el supervisor tiene permiso pero aún no ve la solicitud, verifica que sus límites de área incluyan el área de la solicitud. En plantillas de Alta y Movimiento, el sistema filtra por área del aprobador.
¿Es posible asignar más de un revisor por plantillla de documentos?
Recuerda que si se puede asignar más de un revisor por plantilla de documento, mediante los campos Áreas/Cargo, perfiles de usuario. Con esto puedes crear revisores masivos, ya que obtendrás un menú desplegable al seleccionar estas opciones que te permitirán visualizar las áreas, cargos y perfiles actuales de tu empresa que podrán aprobar y revisarlas. (Ver figura debajo).
¿Cuál es el límite de firmantes en el flujo de firma? ¿Se pueden agregar varios?
Si necesitas que más personas firmen un documento, puedes agregar hasta tres firmantes en orden dentro del flujo de firma. Configura los firmantes en la sección correspondiente de la plantilla, definiendo el orden en que deben firmar.
¿Cómo agregar roles distintos al de supervisor en flujos de aprobación?
Por defecto, los flujos de aprobación de vacaciones y permisos en Buk siguen la jerarquía de supervisor. Si necesitas agregar un rol diferente (como un gerente de área o RRHH) como aprobador en un flujo:
En la plantilla del flujo, ingresa a la etapa de aprobación correspondiente > pestaña Permisos > y selecciona la opción 'Área y Cargo' para especificar el cargo exacto que debe aprobar esa etapa.
Si necesitas que el aprobador sea el supervisor del solicitante y también notificar a RRHH, puedes agregar en la pestaña Notificaciones una notificación a RRHH en la misma etapa sin que RRHH sea un aprobador formal.
Para flujos donde RRHH debe aprobar después de la jefatura, agrega una segunda etapa con RRHH como aprobador, configurando la dependencia para que se inicie solo cuando la etapa anterior esté aprobada.
Cómo configurar la ficha de solicitud de vacantes o búsqueda
La ficha de solicitud de vacantes se configura desde la plantilla de tipo 'Búsqueda'. Para acceder a su configuración: Administrativo > Workflow > Plantillas > selecciona la plantilla de tipo Búsqueda o crea una nueva.
En la primera etapa, configura los campos del formulario que el solicitante (jefatura o área) debe completar. Puedes incluir campos como: nombre del cargo, renta propuesta, área, motivo de la búsqueda, entre otros.
Para ajustar la ficha de cara al cliente interno, configura los campos con los estados 'Editable Obligatorio' para los datos que siempre deben completarse, y 'Editable Opcional' para los que son referenciales.
Para que compensaciones pueda completar la renta después de que la jefatura envíe la solicitud, agrega una segunda etapa con el área de compensaciones como aprobador y el campo de renta en estado 'Editable Obligatorio' en esa etapa.
¿Existe un flujo de aprobación o de firma para una plantilla de documento?
En Buk, la asignación automática de la plantilla de un documento a un nuevo colaborador mediante Workflow es un proceso que se ejecuta directamente al momento de la alta del colaborador, sin un flujo de revisión intermedio.
- Workflow permite configurar la generación automática del contrato al crear el trabajo de un colaborador (y se le solicita la firma a este nuevo colaborador por predeterminado), pero esta acción se realiza de forma automática y no contempla pasos de aprobación o revisión antes de la generación del documento.
- Si se requiere un control o revisión previa, se debe implementar un proceso manual o un flujo separado fuera de la automatización estándar de Workflow, revisando la plantilla del documento dentro de Documentos -> Plantillas si es que esta requiere modificarse.
- Esta característica es importante para evitar confusiones y para que los usuarios sepan que la automatización agiliza la generación del contrato, pero no incluye flujos de firma masivos, que no existen actualmente en Buk.
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