El flujo de solicitud de beneficios resuelve la necesidad de controlar y validar el acceso a beneficios dentro de la organización. Permite que cada solicitud pase por un proceso de aprobación definido, asegurando que solo los beneficios autorizados sean otorgados. Este mecanismo es clave para mantener la trazabilidad, la transparencia y la alineación con las políticas internas.
Funcionamiento general
El flujo opera bajo una lógica de aprobación configurable, que determina quién revisa y autoriza cada solicitud. En términos generales, su funcionamiento se define por:
- Tipo de aprobación: determina quién tiene la responsabilidad de aprobar o rechazar la solicitud. Existen tres variantes:
- Jefatura: el supervisor directo del colaborador decide aprobar, rechazar o anular la solicitud.
- RRHH: el administrador del módulo de beneficios, o el equipo de Recursos Humanos, otorga la aprobación final.
- Doble: el supervisor realiza una preaprobación y luego RRHH otorga la aprobación definitiva.
- Estados de la solicitud: reflejan el avance y resultado de cada solicitud en el proceso:
- Pendiente de aprobación: la solicitud está en espera de revisión.
- Pre-aprobado: la jefatura ha dado su visto bueno inicial (solo en flujo doble).
- Aprobado: la solicitud ha recibido la aprobación final y el beneficio puede ser otorgado.
- Rechazado: la solicitud fue denegada en alguna etapa del proceso.
- Anulado: la solicitud fue cancelada antes de finalizar el flujo.
Alcance y límites
El flujo de solicitud de beneficios aplica cuando un colaborador requiere acceder a un beneficio sujeto a validación previa. Cubre desde el momento en que se ingresa la solicitud hasta la resolución final (aprobación, rechazo o anulación). Su responsabilidad termina una vez que la solicitud alcanza un estado definitivo. No interviene en la definición de los beneficios disponibles ni en la administración de los mismos fuera del proceso de aprobación.
Relación y diferencias con otros elementos
- El catálogo de beneficios: que define qué beneficios están disponibles para solicitar.
- La administración de beneficios: que permite configurar reglas, responsables y parámetros generales del módulo.
El flujo de solicitud se distingue porque regula el proceso de validación y autorización de cada petición individual, mientras que el catálogo y la administración de beneficios establecen las opciones y condiciones generales. El flujo actúa como el mecanismo de control operativo, asegurando que cada beneficio otorgado cumpla con los criterios y aprobaciones definidos por la organización.