Aprende a diagnosticar y solucionar las causas que impiden la sincronización de colaboradores desde Buk HCM hacia el módulo LMS (Capacitaciones).
Requisitos previos
Contar con los módulos de Plataforma Buk y el modulo de capacitaciones
Tener rol de administrador en el LMS para ejecutar la sincronización manual.
Contar con los permisos necesarios en Buk HCM para editar fichas y datos de usuarios.
Condiciones que pueden impedir que la sincronización funcione
Si ejecutas la sincronización manual y los cambios no se reflejan en el LMS, verifica estas condiciones antes de escalar el caso:
| Condición a verificar | Cómo revisarlo y solucionarlo |
| Ficha del colaborador inactiva en Buk HCM | Un colaborador con ficha inactiva no se sincroniza. Reactiva la ficha en Buk HCM y vuelve a ejecutar la sincronización. |
| Correo electrónico distinto entre HCM y LMS | El correo debe ser idéntico en ambos sistemas (mayúsculas, dominio, sin espacios). Corrige el correo en HCM y sincroniza nuevamente. |
| Rol de usuario incorrecto o sin permisos | Verifica que el usuario tenga los permisos correctos asignados en Buk HCM. Un cambio de perfile puede tardar hasta la próxima sincronización automática en reflejarse. |
| Integración con Voxy o Coursera activa con correo distinto | Si el usuario tiene integración con plataformas externas, el correo debe coincidir también en esas plataformas. Revisa el artículo de integración con Voxy para más detalles. |
| Cambio realizado hace menos de 5 minutos | La sincronización manual puede tardar hasta 5 minutos en procesarse. Espera antes de verificar el resultado. |
Pasos de diagnóstico recomendados antes de escalar 1. Confirma que la ficha del colaborador está activa en Buk HCM. 2. Verifica que el correo en HCM y en el LMS sea exactamente igual (incluye mayúsculas y dominio). 3. Espera 5 minutos tras ejecutar la sincronización antes de verificar el resultado. 4. Si el problema persiste después de estas verificaciones, contacta a soporte indicando: · Nombre y correo del colaborador afectado. · Qué campo cambió en HCM (razón social, correo, rol). · Fecha y hora en que se realizó el cambio y la sincronización. |
⚠ Precaución al cambiar el correo de un usuario con integraciones activas
Riesgo al modificar el correo electrónico de un usuario integrado con plataformas externas Si el colaborador tiene cursos asignados, licencias activas o avance registrado en plataformas externas como Voxy, Coursera o Udemy, modificar o eliminar su correo electrónico en Buk HCM puede generar los siguientes problemas:
· Pérdida del historial de cursos completados en la plataforma externa. · Pérdida de acceso a licencias activas. · Interrupción de la sincronización automática de avance.
El correo electrónico es el identificador que conecta al usuario entre Buk y las plataformas externas. Un cambio en este campo rompe esa conexión. |
Qué verificar antes de cambiar el correo de un usuario
- Confirma si el usuario tiene cursos en progreso o licencias activas en Voxy, Coursera o Udemy.
- Si tiene integraciones activas, coordina con el administrador de cada plataforma externa antes de realizar el cambio.
- Una vez cambiado el correo en Buk HCM, actualiza también el correo en la plataforma externa para que coincidan exactamente.
- Ejecuta una sincronización manual desde Centro de Datos > Usuarios para que el cambio se refleje en el LMS.
Ejemplo del impacto El colaborador tiene un curso activo en Voxy con correo original: juan@empresa.com El administrador cambia el correo en Buk HCM a: juan.perez@empresa.com
Resultado si no se actualiza también en Voxy: → La sincronización diaria falla porque los correos no coinciden. → El avance del colaborador en Voxy deja de registrarse en Buk. → El historial de cursos anteriores puede quedar desvinculado del nuevo correo. |
Más información Consulta el artículo "Integración entre Buk y Voxy" para más detalles sobre cómo funciona la sincronización y cómo resolver problemas de correos no coincidentes. |
¿Por qué algunos campos de usuario aparecen bloqueados en el LMS?
Los campos bloqueados solo pueden editarse desde Buk HCM Algunos campos de la ficha del colaborador en el LMS aparecen con un ícono de candado (🔒) y no pueden editarse directamente desde el LMS. Esto ocurre con campos que son controlados por Buk HCM, como la razón social y ciertos datos personales. Mensaje que verás al intentar editarlos: "Este campo solo puede editarse desde Buk HCM." Para modificar estos campos, debes hacerlo desde Buk HCM y luego sincronizar manualmente los datos en el LMS. |
Esta funcionalidad solo aplica si tienes Buk HCM + LMS La sincronización de datos entre Buk HCM y el LMS aplica únicamente para clientes que tienen contratados ambos módulos. Si solo tienes el LMS sin Buk HCM, la edición de todos los datos del colaborador se realiza directamente en el LMS sin restricciones. |
Cómo sincronizar manualmente cambios de Buk HCM al LMS
Si modificaste datos de un colaborador en Buk HCM (nombre, apellido, razón social u otros campos) y los cambios no se reflejan en el LMS, sigue estos pasos:
- Ingresa al LMS con tu usuario de administrador.
- Ve a Centro de Datos → Usuarios.
- Haz clic en el botón Sincronizar (o Actualizar datos).
- Espera unos minutos a que el proceso termine.
- Verifica que los datos del colaborador estén actualizados.
Ejemplo Necesitas actualizar el apellido de un colaborador para que aparezca correcto en el diploma. 1. Edita el apellido en Buk HCM y guarda los cambios. 2. Ingresa al LMS → Centro de Datos → Usuarios → Sincronizar. 3. Espera unos minutos. 4. El diploma generado ahora mostrará el apellido correcto. |