En este artículo aprenderás a crear, editar, activar, desactivar y eliminar usuarios en Buk Capacitaciones, a cargarlos de forma masiva y a asignarles el rol que corresponde a cada uno.
ℹ️ Este artículo aplica a empresas que usan solo Buk Capacitaciones (LMS), sin Plataforma Buk. Si tu empresa usa Plataforma Buk, los usuarios se crean y actualizan automáticamente desde las fichas de los colaboradores, y los cambios se hacen en Buk, no en el LMS.
💡 En resumen: ve a Centro de datos > General > Usuarios. Desde ahí creas usuarios uno a uno con Agregar nuevo, los cargas en bloque con la carga masiva, los editas con el lápiz y cambias su estado desde las acciones. Para conservar el historial de una persona, desactívala en vez de eliminarla.
Requisitos previos
- Rol: necesitas ser Super Admin, Administrador o Administrador Limitado. El Administrador Limitado solo gestiona usuarios de las divisiones a las que tiene acceso.
- Divisiones creadas: cada usuario debe pertenecer a una división; créalas antes si vas a usarlas.
- Datos de cada persona: nombre, apellido, identificador (RUT, DNI, CC u otro), nacionalidad, correo electrónico, rol y división.
Paso 1: Abre el listado de usuarios
En el menú lateral, ve a Centro de datos > General > Usuarios.
Verás el listado de usuarios con sus datos principales: nombre, correo, identificador, división, fecha de creación, estado, rol y categorías. Puedes usar la Búsqueda General y filtrar por estado (Activado, Desactivado o Todos).
Paso 2: Crea un usuario
- Haz clic en Agregar nuevo.
- Completa los datos de la persona:
- Nombre y Apellido
- Identificador (RUT, DNI, CC u otro) y Nacionalidad. La nacionalidad debe coincidir con el tipo de identificador.
- Rol
- División
- Jefe, si quieres que su jefatura vea su avance.
- Las categorías personalizadas de tu empresa, si las tienes.
- Haz clic en Guardar.
¿Cómo ingresa la persona por primera vez? Recibe un correo con un enlace para crear su contraseña. Mientras no la cree, también puede ingresar con su identificador.
⚠️ Si el identificador ya está registrado, verás el mensaje «El identificador de usuario ya está siendo usado».
Paso 3: Carga usuarios de forma masiva
Usa la carga masiva para crear muchos usuarios a la vez o para actualizar sus datos.
- En el listado de usuarios, abre la opción de carga masiva.
- Descarga la plantilla:
- Descargar plantilla sin datos: para crear usuarios nuevos.
- Descargar dotación completa: trae a todos tus usuarios actuales, ideal para actualizar datos.
- Completa la plantilla. Las columnas marcadas como (requerido) son obligatorias.
- Selecciona el archivo y haz clic en Cargar masivamente. Si estás actualizando usuarios existentes, marca Remplazar existentes.
- Revisa el Estado de los datos: si hay problemas, descarga el archivo feedback, corrige las filas indicadas y vuelve a cargar.
- Confirma la carga.
La carga se procesa en segundo plano y puede tardar hasta 10 minutos. Recibirás un correo con el resultado y el archivo cargado, con una columna que indica si hubo error en cada fila y su detalle. La planilla queda guardada en el Historial de plantillas.
Columnas de la plantilla:
| Columna | Obligatoria | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Ana |
| Apellido | Sí | Rojas |
| Identificador colaborador | Sí | 19876543 |
| Dígito verificador | Sí, si la nacionalidad es Chile | 2 |
| Nacionalidad | Sí | Chile |
| Idioma | No | Español |
| Recomendado | ana.rojas@empresa.com | |
| Identificador y dígito verificador del jefe | No | 15432198 / 7 |
| Activo (Sí o No) | Sí | Sí |
| Rol | Sí | Estudiante |
| División | Sí | Operaciones |
La plantilla también puede incluir columnas de Tramo SENCE (15, 50 o 100), si usas la integración SENCE; columnas para las constancias SIRCE, si usas esa integración en México; y columnas de categorías personalizadas, si las configuraste.
⚠️ Ten en cuenta:
- En Chile, el RUT se separa en dos columnas: el número va en Identificador colaborador y el dígito verificador en su propia columna.
- La nacionalidad debe coincidir con el identificador. Si no, verás «El formato del identificador del colaborador es incorrecto».
- Si un usuario ya existe y no marcaste Remplazar existentes, verás «El colaborador que intenta ingresar ya existe en el país seleccionado».
- Al marcar Remplazar existentes se actualiza toda la información del usuario con lo que venga en la plantilla. Por eso, para actualizar datos, parte siempre desde Descargar dotación completa.
Paso 4: Edita, activa o desactiva un usuario
Editar: busca al usuario y haz clic en el ícono de lápiz. Puedes actualizar sus datos, su rol, su división o su jefe.
Enviar el enlace para crear contraseña: desde las acciones del usuario, elige Enviar link para creación de contraseña y confirma.
Desbloquear el inicio de sesión: si la persona falló varias veces su contraseña, verás un aviso con un enlace para desbloquearla.
Activar o desactivar varios usuarios a la vez:
- Selecciona a los usuarios marcando la casilla junto a su nombre.
- En las acciones de la parte superior, elige Cambiar estado.
- Confirma. Verás cuántos usuarios se activaron y cuántos se desactivaron.
Desactivar a un solo usuario: desde sus acciones, elige Desactivar y confirma.
Desactivar vs. eliminar
| Desactivar | Eliminar | |
|---|---|---|
| Acceso a la plataforma | ❌ No puede ingresar | ❌ El usuario deja de existir |
| Historial de cursos, notas y reportes | ✅ Se conserva | ❌ Se borra toda la información histórica |
| Se puede revertir | ✅ Sí, volviendo a activarlo | ❌ No |
| Cuándo usarlo | Desvinculaciones, licencias o pausas | Usuarios creados por error y sin actividad |
⚠️ Si el usuario ya tiene actividad, el sistema no te dejará eliminarlo: verás «El usuario está en uso, por lo que no puede ser eliminado». En ese caso, desactívalo.
Ejemplo: Carlos deja la empresa. Al desactivarlo, ya no puede ingresar, pero sus cursos, notas y diplomas siguen apareciendo en los reportes del año. Si lo eliminaras, toda esa información desaparecería de la reportería.
Asigna roles
El rol define qué puede hacer cada persona en la plataforma:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Estudiante | Realizar los cursos y rutas a los que está inscrito. |
| Jefe | Además, ver el avance de su equipo en Mi equipo y enviarle recordatorios. |
| Relator Externo | Iniciar y conducir las sesiones de Meeting o Webinar que tiene asignadas. No gestiona usuarios ni accede a reportes. |
| Administrador Limitado | Gestionar inscripciones y hacer seguimiento solo de los colaboradores de sus divisiones. |
| Administrador | Crear y editar cursos y rutas, inscribir participantes, gestionar usuarios y descargar reportes. |
| Super Admin | Todo lo anterior, más las configuraciones generales de la empresa (divisiones, apariencia, correos, integraciones y administradores). |
ℹ️ Los roles Estudiante, Jefe, Administrador Limitado, Administrador y Super Admin también son relatores internos por defecto. Solo verán la vista de relator si tienen un curso o actividad para relatar.
Rol de Estudiante, Jefe o Relator Externo: asígnalo al crear o editar al usuario, o en la columna Rol de la carga masiva.
Roles de administración (Administrador Limitado, Administrador o Super Admin):
- Ve a Configuraciones generales > Administradores, o selecciona al usuario en el listado y usa la acción Crear Administrador.
- Elige el rol y define las divisiones a las que tendrá acceso. Si no seleccionas ninguna, tendrá acceso a todas. Si después creas divisiones nuevas, debes agregarlas aquí también.
- Guarda.
⚠️ Solo un Super Admin puede asignar o modificar los roles de administración. Te recomendamos asignar el rol Super Admin solo a las personas responsables de la plataforma, porque tiene acceso total a la configuración, los contenidos y los datos.
Ejemplos de tareas por rol:
- Super Admin: activa la restricción por divisiones, cambia el logo y los colores, edita las plantillas de correo y edita cualquier curso, incluso si está activa la restricción para editar material.
- Administrador: crea el curso «Inducción 2026», lo publica, inscribe a 120 personas y descarga el reporte de avance.
- Administrador Limitado: inscribe a los colaboradores de la sucursal Norte y revisa su avance, sin ver a los de otras sucursales.
- Jefe: revisa en Mi equipo quién no ha terminado un curso obligatorio y le envía un recordatorio.
⚠️ Si un usuario no ve las opciones de su nuevo rol, pídele cerrar sesión y volver a ingresar, o borrar la caché y las cookies de su navegador.
Exporta el listado de usuarios
Desde el listado, usa la opción Exportar usuarios. Elige el formato y, si quieres, filtra por estado o por división.
💡 Si la descarga no comienza, revisa que tu navegador no esté bloqueando las descargas o las ventanas emergentes de la plataforma.
Ejemplos prácticos
1. Cargar un equipo nuevo
- Descarga la plantilla sin datos.
- Completa una fila por persona: Ana Rojas, identificador 19876543, dígito verificador 2, nacionalidad Chile, correo ana.rojas@empresa.com, Activo Sí, rol Estudiante, división Operaciones.
- Carga la plantilla sin marcar Remplazar existentes.
2. Cambiar de división a varios usuarios
- Descarga la dotación completa.
- Cambia la división de las personas que corresponda (por ejemplo, de «Ventas» a «Marketing»).
- Carga la plantilla marcando Remplazar existentes.
3. Desactivar a personas desvinculadas
- Selecciona a los usuarios en el listado y usa Cambiar estado, o
- En la dotación completa, cambia la columna Activo a «No» y cárgala marcando Remplazar existentes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar un usuario eliminado?
No. Al eliminarlo se borra toda su información histórica. Si podrías necesitarla, desactívalo en vez de eliminarlo.
¿Por qué no puedo eliminar a un usuario?
Porque ya tiene actividad en la plataforma. Desactívalo para que no pueda ingresar y conservar su historial.
¿Un usuario desactivado puede ser inscrito en cursos?
No. Un usuario inactivo no puede ingresar ni ser inscrito. Reactívalo primero.
¿Por qué un administrador no ve a algunos colaboradores?
Porque solo tiene acceso a ciertas divisiones. Revisa sus divisiones en Configuraciones generales > Administradores.
Mi empresa usa Plataforma Buk, ¿dónde edito a los usuarios?
En la ficha del colaborador en Buk. Los cambios se sincronizan con Capacitaciones.
¿Debo eliminar la inscripción para cambiar de grupo?
No es un requisito de la función Cambiar de instancia. La operación conserva la inscripción existente. El destino debe ser una instancia elegible del mismo curso; una inscripción gestionada por una ruta puede tener bloqueado el movimiento.
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