Objetivo, alcance y limitaciones
Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios en el proceso de agregar, editar y eliminar proveedores de capacitación y relatores en la plataforma LMS. Está dirigido a usuarios con rol súper administrador o administrador, quienes tienen permisos para gestionar esta información. La creación de proveedores y relatores es fundamental para una correcta trazabilidad en los programas de capacitación y reportería. Cabe destacar que los relatores registrados no tienen acceso a la plataforma ni reciben notificaciones automáticas.
Proceso
1. Ingreso a la sección de proveedores
- Dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Centro de datos y selecciona Proveedores de capacitación.
- Aquí visualizarás el listado de proveedores ya creados, junto con opciones para agregar, editar o eliminar registros existentes (que no pertenezcan a proveedores de la Tienda de Cursos).
2. Crear un nuevo proveedor
Haz clic en el botón Agregar nuevo. Completa los siguientes campos obligatorios en la pestaña Proveedor:
- Identificador de empresa (aunque no marcado como obligatorio, es imprescindible para guardar el proveedor).
- País del proveedor.
- Nombre del proveedor.
- Tipo: indicar si es relator interno o externo.
Finaliza el proceso seleccionando "Crear y editar".
3. Activar integración SENCE (solo clientes de Chile)
Si tienes activa esta integración, aparecerá una pestaña llamada "SENCE" dentro de la configuración del proveedor. Desde allí podrás ingresar:
- Identificador del proveedor.
- Seleccionar “Si” o “No” a activar integración con SENCE.
4. Crear relatores asociados
Una vez creado el proveedor, puedes registrar relatores desde la pestaña Relatores en el menú superior de la configuración del proveedor. Para agregar un relator:
- Haz clic en "Agregar nuevo".
- Completa los campos requeridos (nombre, email, etc.).
- Selecciona "Crear y editar" para guardar los cambios.
Importante: Los relatores registrados sirven como información para la reportería, pero no tienen acceso al LMS, ni a la creación de cursos, ni reciben correos automáticos.
5. Activar integración SIRCE (solo clientes de México)
Si tienes activa esta integración, al crear o editar un relator podrás activar el switch "Activar para expedir DC-3". Al hacerlo:
- Deberas llenar un campo de "Folio del agente capacitador (STPS)"
- Se mostrará un campo adicional al final del formulario para cargar la firma del relator.
- Esta firma se utilizará en la emisión de constancias DC-3.
Dimensiones y formatos recomendados para la imagen de firma
Para que la firma del relator o representante legal se visualice correctamente en diplomas y certificados:
| Ancho | Alto calculado (proporción 2.27:1) |
| 122 px (original — ideal) | 48 px |
| 250 px | 98 px |
| 500 px | 197 px |
| 800 px | 315 px |
| 1000 px | 393 px |
Formatos aceptados y recomendaciones Formatos compatibles: SVG, PNG, JPEG. Para firmas con fondo transparente, usa PNG o SVG. El archivo no debe superar los 600 KB. Si la firma se ve pixelada o distorsionada en el diploma, verifica que las dimensiones respeten la proporción aproximada de 2.27:1 (ancho:alto). Mensajes de error frecuentes: · "El archivo seleccionado excede el tamaño permitido" → reduce el tamaño del archivo. · "Formato de imagen no soportado" → usa PNG, SVG o JPEG. |
Los dos tipos de relator según la modalidad
Antes de crear o buscar un relator, identifica la modalidad del curso, porque el mecanismo cambia por completo:
| Característica | Relator Cursos E-learning o presencial | Relator de webinar / meeting
|
|---|---|---|
| ¿Qué es? | Un relator del catálogo del LMS, que pertenece a un proveedor de capacitación. | Un usuario del LMS asignado como anfitrión (host) o panelista. |
| ¿Dónde se asigna? | A nivel de módulo del curso, en la configuración del curso. | En el formulario de la instancia (agenda del webinar/meeting). |
| ¿Requiere alta previa como relator? | Sí: debe existir en Capacitaciones → Centro de daos→ Proveedores→ Relatores. | No: aparece cualquier usuario del LMS. con permisos en Capacitaciones de “Control de meeting y webinar” |
| ¿Interno o externo? | Se define con el campo Tipo del relator (Interno / Externo). | El usuario queda marcado como relator al asignarlo. |
2. Diferencia entre relator interno y relator externo
| Característica | Relator interno | Relator externo
|
|---|---|---|
| ¿Quién es? | Colaborador activo de la empresa (tiene ficha en Buk HCM). | Persona externa (proveedor, consultor) sin ficha de colaborador. |
| ¿Requiere ficha en Buk HCM? | Sí (ya la tiene). | No: se registra en el LMS o se sincroniza como usuario relator. |
| ¿Cómo se registra como relator? | Se da de alta como relator en el LMS y, si corresponde, se vincula a su usuario. No se crea automáticamente desde su ficha de colaborador. | Presencial: se crea en Capacitaciones → ⚙ → Relatores. Webinar/meeting: se sincroniza como usuario con perfil de Relator desde la WebApp. |
| ¿Puede acceder al LMS? | Sí, con su usuario. | Solo si tiene un usuario con un perfil que le otorgue acceso (ver sección 5). |
| ¿Aparece en variables de certificado? | Solo si está marcado como Relator normativo SST con los campos completos. | Solo si está marcado como Relator normativo SST con los campos completos. |
Nota: Crear o editar un colaborador en Buk HCM no lo convierte automáticamente en relator. Para el catálogo presencial es necesario crearlo como relator en el centro de datos, proveedores crear relator; en webinar/meeting basta con asignarlo como anfitrión cuando configuras y creas el curso sincronico
Perfil creado desde Perfiles y usuarios en Buk HCM
Cómo crear un relator externo (cursos presenciales)
Para cursos presenciales, el relator forma parte de un proveedor de capacitación y debe existir en el catálogo del LMS.
Ruta: Capacitaciones → ícono ⚙ (esquina superior derecha) → Relatores → Agregar relator
- Ingresa a Capacitaciones y haz clic en Proveedores de capacitación.
- Edita o crear el proveedor sino existe, una vez creado
- Selecciona la sección Relatores. Los relatores dependen de un Proveedor de capacitación.
- Haz clic en Agregar nuevo.
- Completa los datos del relator: nombre, documento de identidad y correo.
- Selecciona el Tipo de relator: Interno o Externo.
- Haz clic en Crear relator
Nota: Una vez creado lo podras asignar a un curso e-learning o presencial
Crear Relator de cursos e-learning y presencial
Asignar relator a un curso e-learning
Asignar relator a un curso presencial.
Cómo se asigna un relator en webinar o meeting
En cursos sincrónicos (webinar/meeting), el relator no se toma del catálogo de relatores: se elige un usuario del LMS como anfitrión (host) y, opcionalmente, panelistas.
- En el formulario de la instancia, dentro de la agenda del webinar/meeting, busca el usuario en el campo de anfitrión o panelista.
- Aparecerá cualquier usuario del LMS; no necesita estar dado de alta en el catálogo de relatores.
- Al asignarlo, el sistema lo marca como relator y le habilita la vista de relator.
¿Qué acceso tiene un relator en el LMS? (Perfiles)
El acceso al LMS depende del perfil del usuario, y los perfiles se sincronizan directamente desde la WebApp de Buk (Centro de Datos → Usuarios / Perfiles). No se asignan manualmente dentro del LMS.
- Un relator del catálogo sin usuario no tiene acceso a la plataforma: solo puede ser asignado como relator en cursos. Para ingresar necesita un usuario.
- El acceso de relator lo otorga el perfil de Relator, que llega sincronizado desde la WebApp.
- Regla importante: Si la persona tiene ficha de colaborador en Buk HCM, no se clasifica como relator externo aunque tenga ese perfil (el vínculo con la ficha de colaborador tiene prioridad). En la práctica, un colaborador interno no puede ser “relator externo”.
- Con el perfil de Relator, el usuario solo ve los webinars/meetings donde está asignado como anfitrión o panelista, además de la reportería de sus cursos. No gestiona cursos ni accede al panel de administración.
¿Por qué el relator no aparece en el desplegable?
Depende de la modalidad del curso. Revisa primero si el curso es presencial o webinar/meeting:
En cursos presenciales o e-learning
- El relator debe existir en el catálogo del LMS (Capacitaciones → Centro de Datos → Proveedores de capacitación-Relatores), no solo en Buk HCM. Un colaborador de Buk HCM no aparece automáticamente hasta crearlo como relator.
- El desplegable no filtra por “activo/inactivo” (el catálogo de relatores no tiene ese estado). Si no aparece, suele ser porque no está creado como relator.
En webinar / meeting
- El desplegable lista usuarios del LMS. Si no aparece, verifica que el usuario exista y esté habilitado (activo) en la WebApp, y tenga los permisos asociados
Resumen de aclaraciones clave
- Relator interno: No hay creación automática desde la ficha de colaborador; hay que crearlo como relator o asignarlo como anfitrión (webinar/meeting).
- Gestión de usuarios y perfiles: Los usuarios y perfiles se sincronizan automáticamente desde la WebApp de Buk.
- Clasificación de relator externo: Si un usuario tiene ficha de colaborador activa en Buk HCM, la ficha tiene prioridad y no se clasifica como relator externo.
- Permisos del perfil Relator: Solo permite visualizar los webinars/meetings asignados y consultar la reportería correspondiente; no otorga acceso al panel de administración ni a la gestión de cursos.
- Estado del relator: El catálogo de relatores presenciales no tiene estado activo/inactivo; el concepto de usuario "activo" aplica para la modalidad de webinar/meeting.
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