Gestión de archivos en la sección “Material Complementario”

Objetivo, alcance y limitaciones

Este artículo tiene como propósito entregar una guía sobre cómo utilizar la sección “Material Complementario” dentro de Multimedia, en el Centro de datos del LMS. Se detallan los pasos para cargar archivos como videos, imágenes, PDFs, presentaciones y SCORM, así como también las opciones de edición, configuración de accesos y organización de documentos.

Este procedimiento está disponible únicamente para los perfiles administrador y súper administrador, y permite gestionar documentos que estarán disponibles directamente para los usuarios en sus perfiles, sin estar vinculados a cursos e-learning.

Limitaciones importantes para materiales complementarios

Formatos y restricciones de material complementario

Al cargar materiales en esta sección, considera lo siguiente:

• Formatos permitidos: Solo se permiten archivos en los formatos estándar (PDF, PPT, Word, imágenes, MP4).
• Sin estadísticas de acceso: Actualmente la plataforma no registra quién accedió ni descargó un material. No hay estadísticas de visualización disponibles.
• Videos externos: Solo se pueden agregar como texto (URL). No se pueden embeber reproductores de Vimeo, YouTube u otras plataformas mediante Iframe.

¿Qué es “Material Complementario”?

La sección Material Complementario permite cargar y administrar archivos que serán visibles de forma individual para los usuarios en su perfil, en una carpeta específica con el mismo nombre. Estos documentos no se utilizan como contenido para cursos e-learning, sino como recursos complementarios de consulta.

Proceso:

¿Cómo cargar un archivo?

1. Desde el menú lateral izquierdo, ingresa a Centro de datos, luego,  Multimedia y haz clic en Material Complementario.
2. Verás un listado de los archivos previamente cargados y la opción de “Agregar nuevo”.

3. Al hacer clic en “Agregar nuevo”, selecciona el tipo de documento a subir:

   • Video
   • Imagen
   • PDF
   • Presentación (PPT)
   • SCORM

   El tamaño máximo permitido para archivos de video en 'Material Complementario' es de 100 MB para los archivos en formato PDF, JPNG, JPEG, Y PPT, en los casos de formato MP4 el límite del tamaño es de 5 GB. Si el archivo excede este límite, la carga no será exitosa.

4. Carga el archivo arrastrándolo a la plataforma o seleccionándolo desde tu computador. Puedes subir múltiples archivos al mismo tiempo.

¿Qué puedes hacer con los archivos cargados?

Una vez que el archivo ha sido subido, podrás gestionarlo desde el Historial de carga, donde se muestra la siguiente información:

• Nombre del archivo
• Tamaño
• Fecha de la última modificación

Al hacer clic sobre un archivo específico, accederás a distintas opciones de edición:

• Accesos: Define qué divisiones o grupos de usuarios podrán visualizar el archivo.
• Autor: Registra el nombre del autor del archivo.
• Descripción: Breve resumen o contexto del documento.
• Derechos de autor: Indica a quién pertenecen los derechos del contenido.
• Miniatura: Imagen que funcionará como portada del archivo (en caso de no ser una imagen). La imagen debe ser de 1000x1000px  en formatos PNG o JPG
• Subcarpetas: Puedes organizar los archivos dentro de carpetas específicas para facilitar la navegación.

🗂️ Recuerda guardar los cambios una vez finalizada la edición para que la información quede actualizada.

Nota: Para agregar materiales o archivos directamente a un curso , ingresa al curso correspondiente, selecciona la sección de material del curso y utiliza la opción 'Agregar archivo'. Desde ahí puedes cargar documentos, videos o presentaciones que estarán disponibles solo para los inscritos en ese curso 

Cómo agregar un enlace o archivo directamente en el curso

1. Ingresa al curso correspondiente.
2. Selecciona la sección de Material del curso.
3. Usa la opción Agregar archivo o Agregar enlace.
4. Completa los campos requeridos (nombre del recurso + archivo o URL).
5. Guarda los cambios para que los inscritos puedan acceder al recurso.

¿Cómo descarga de Material complementario?

Para obtener los archivos adicionales de tu capacitación, debes ingresar al curso y descargar los documentos directamente desde la sección de materiales adjuntos.

1. Desplázate hasta la sección de Material Complementario.

2. Haz clic en el nombre del documento.

3. Luego haz clic en el boton Descargar

4. El archivo se guardará automáticamente en la carpeta de descargas de tu computador.

   

¿Cómo lo verán los usuarios?

Los documentos cargados y configurados correctamente estarán disponibles en la carpeta “Material Complementario” dentro del perfil de cada usuario, siempre que estos pertenezcan a las divisiones con acceso habilitado. 

Todos los participantes inscritos en un curso tienen acceso para descargar los contenidos y materiales disponibles. Por diseño de la plataforma, el material de estudio está siempre disponible para que tus colaboradores puedan consultarlo fuera de línea y reforzar su aprendizaje.

Importante: Deshabilitar un material complementario solo impide su uso en nuevos cursos, pero seguirá visible en los cursos donde ya fue agregado previamente.

Actualmente, la plataforma no permite insertar contenido externo mediante iframes ni videos de fuentes como Vimeo o YouTube Shorts directamente en las páginas de los cursos. 

No existen límites de tamaño para enlaces externos, pero asegúrate de que la URL sea válida y accesible para los usuarios. 

Cómo segmentar la visibilidad de un material complementario

1. En la sección de Material Complementario, haz clic en el archivo que quieres segmentar.
2. Selecciona la opción Accesos.
3. Marca las divisiones o grupos de usuarios que podrán ver el material.
4. Guarda los cambios para aplicar la segmentación.

Tabla completa de formatos, límites y dimensiones

Consideraciones Importantes

• Límites de carga: Para asegurar una carga exitosa, verifica que tus archivos cumplan con los siguientes tamaños máximos:

  • Documentos: Hasta 100 MB.

  • Videos (MP4): Hasta 5 GB.

• Formatos soportados: Asegúrate de utilizar formatos compatibles para que el sistema procese el archivo correctamente. Si el archivo excede el tamaño o el formato no es válido, el sistema te solicitará revisar el elemento antes de reintentar la carga.

• Actualmente no contamos con un contador de visualizaciones ni de descargas para medir el acceso a estos materiales.

• Actualmente, la plataforma no ofrece estadísticas de visualización ni registros de acceso para los materiales complementarios cargados. Los administradores no podrán ver quién descargó o visualizó un archivo.

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