Objetivo:
O artigo detalha como monitorar e gerenciar avaliações de desempenho através de diferentes etapas: Avaliação, Calibração, Feedback, Apelação e Resultados. Fornece instruções claras sobre como acessar cada seção, revisar participantes, ações disponíveis (como avançar e retroceder etapas, calibrar avaliações, publicar resultados) e o uso de filtros para selecionar colaboradores.
Sua utilidade reside em simplificar o acompanhamento das avaliações, permitindo gerenciar o processo de forma ágil e flexível, adaptando‑se às necessidades de cada equipe da organização
Alcance / Limitaciones:
O alcance do artigo concentra‑se em detalhar o processo de monitoramento e gestão de avaliações de desempenho, fornecendo informações detalhadas sobre as etapas de Avaliação, Calibração, Feedback, Apelação e Resultados. É direcionado principalmente a usuários administradores responsáveis pela gestão de avaliações na Buk
Proceso en Plataforma:
Para monitorar e gerenciar avaliações de desempenho, dirija‑se à seção "Talento" e clique em "Avaliações". Aqui você poderá revisar a lista de avaliações configuradas; para monitorar uma avaliação iniciada, clique no título da avaliação.
Ao acessar, à direita, você verá dois botões: com o botão "Configurar" você poderá adicionar participantes, compartilhar a administração com outro usuário, editar a escala de avaliação e baixar os dados em formato Excel.
Já o botão "Finalizar" pode ser usado quando desejar concluir a avaliação. Uma vez que a avaliação for finalizada, você não poderá realizar mais ações nem reabrir a avaliação, ficando o processo encerrado para todos.
Além disso, você poderá revisar as diferentes abas que mostram as etapas do processo, junto com os colaboradores que se encontram em cada uma delas.É importante destacar que essas abas só estarão visíveis se a avaliação tiver sido configurada com tais etapas.
1. Etapa "Avaliação"
Ao iniciar a avaliação, todos os colaboradores estarão nesta aba
Aba Participantes:
Na seção "Participantes", você poderá visualizar a lista de colaboradores que se encontram nesta etapa, juntamente com suas informações, estado dos formulários e nota geral.
A partir da coluna "Ações", você poderá avançar os participantes para a etapa seguinte.
Se precisar avançar vários participantes para a etapa seguinte, poderá fazê‑lo selecionando múltiplos. Em seguida, na opção "Ações em massa", escolha "Avançar avaliações de etapa".
Você pode usar os filtros de cada coluna para selecionar e visualizar os colaboradores
Aba Avaliações:
Nesta seção, você encontrará todas as avaliações relacionadas aos participantes.
Na coluna "Ações", você terá acesso às respostas dos formulários; poderá revisar as respostas, trocar os avaliadores — é importante saber que, ao trocar o avaliador, perde‑se o registro das avaliações realizadas pelo avaliador atual — e também poderá abrir avaliações que tenham sido enviadas. Lembramos que, quando um avaliador envia sua avaliação, ele não pode mais modificá‑la; com esta função você pode reabrir avaliações, se necessário
Você também tem a opção de realizar seleção múltipla e acessar "Ações em massa", de onde poderá abrir avaliações, baixar formulários e remover avaliadores. Além disso, você pode enviar lembretes por e‑mail aos avaliadores. É importante ter em conta que essa notificação não pode ser modificada depois de enviada.
2. Etapa "Calibração"
Quando a avaliação inclui etapa de calibração, ao mover os participantes para a etapa seguinte desde a aba "Avaliação", você poderá visualizá‑los na aba "Calibração".
Na calibração você poderá modificar as notas do formulário da avaliação descendente
Aba Participantes:
Daqui você visualizará a lista de participantes que estão nesta etapa, junto com suas informações, estado dos formulários, estado da calibração, nota pré‑calibração e nota final.
Você pode terminar a calibração de um avaliado clicando em "Terminar calibración" na coluna "Ações". Primeiro você deve modificar a avaliação descendente na aba "Avaliações". Ao terminar a calibração, os participantes passarão automaticamente para a etapa seguinte da avaliação.
Você também terá a opção de retornar os participantes para a etapa de Avaliação; ao realizar essa ação, você encontrará o colaborador nessa aba, onde poderá abrir as avaliações correspondentes. Você pode realizar essas ações individualmente desde a coluna "Ações" ou selecionar vários participantes e, ao clicar em "Ações em massa", executar essas ações de forma simultânea.
Aba Avaliações:
Na aba "Avaliações" você poderá revisar os resultados por tipo de avaliação e é daqui que as avaliações são calibradas
Na listagem você encontrará informações como: estado da avaliação, estado da calibração, nota pré‑calibração, nota final e a escala de resultado.
Para calibrar avaliações, clique em "Calibrar" na coluna "Ações".
Lembre‑se de que apenas a avaliação descendente pode ser calibrada
Isso abrirá o formulário de avaliação, onde você poderá modificar as notas diretamente e ajustar qualquer seção do formulário. Depois de terminar de alterar as notas, salve as mudanças
Depois de calibrar a avaliação, salve as alterações e dirija‑se à aba "Participantes" para terminar a calibração e prosseguir para a etapa seguinte.
Aba Relatórios:
Dentro da aba "Relatórios", você terá acesso a gráficos que mostram as notas obtidas, assim como a média por avaliador da avaliação descendente. Esses gráficos permitirão tomar decisões informadas em relação à calibração.
3. Etapa "Feedback"
Se você configurou a etapa de feedback na avaliação, verá os participantes nesta aba depois de avançar desde a etapa de "Calibração". Caso a avaliação não contenha etapa de calibração, você os verá aqui após avançar desde a etapa de "Avaliação"
Ao avançar os participantes para esta etapa, é enviado um e‑mail de notificação ao avaliador descendente, informando que ele já pode fornecer seus comentários de feedback. Esse e‑mail o redireciona para a plataforma, especificamente à seção "Minhas evaluaciones". A partir daqui, eles podem acessar a aba "Feedback" e entregar seus comentários uma vez que seus evaluados estejam nesta etapa. Depois que os supervisores fornecerem o feedback, os colaboradores podem indicar se o aceitam como "Conforme" ou "Não conforme", desde que você tenha publicado o relatório de notas. Caso contrário, poderão revisar o comentário de feedback no registro.
Aba Participantes:
Na aba "Participantes", você pode publicar os resultados de cada participante. Ao fazer isso, os colaboradores acessarão seu relatório de notas em sua ficha, dentro da seção "Talento". Nesse relatório, poderão revisar os comentários de feedback e decidir se aceitam ou não o feedback, além de deixar seus próprios comentários. Você pode realizar essa ação individualmente na coluna "Ações", selecionando "Publicar resultados". Também tem a opção de fazê‑lo em massa ao selecionar vários participantes e clicar em "Ações em massa", onde poderá escolher "Publicar resultados".
Na listagem, você poderá monitorar quem já recebeu feedback na coluna "Estado de Feedback".
A coluna "Conformidade de Feedback" mostra se os colaboradores aceitaram ou não o feedback.
Com o botão "Ações em massa" você pode publicar resultados, ver o relatório, remover participante, devolver e avançar de etapa.
Ao avançar de etapa desde o Feedback, o processo será finalizado para esses colaboradores. Isso implica que você os encontrará diretamente na aba "Resultados".
Aba Avaliações:
Na aba "Avaliações" você pode revisar as avaliações relacionadas aos participantes que estejam na etapa de Feedback. Daqui você pode fazer seleção em massa para baixar os formulários e enviar lembretes aos responsáveis por entregar o Feedback
4. Apelação
Se você configurou o processo de desempenho com etapa de Feedback, terá a opção de escolher a Apelação.
A etapa de apelação é ativada quando o avaliado recebe o feedback marcado como "Não conforme" e escolhe "Apelar". Ao selecionar essa opção, os colaboradores passarão automaticamente para a aba "Apelação". Nesta seção, você deverá ajustar as notas da avaliação descendente se concordar com a apelação.
Aba Participantes:
Na aba "Participantes", você poderá revisar o estado da apelação, a nota antes da modificação, o estado da avaliação e a nota final (pós modificação).
Na coluna "Ações", você encontrará opções para ver os comentários da apelação, acessar o relatório, devolver de etapa e excluir o participante individualmente. Além disso, essas mesmas ações de devolução de etapa e exclusão podem ser realizadas em múltiplos participantes selecionando vários e clicando em "Ações em massa".
Além disso, você verá a opção "Publicar modificação de nota". Essa ação deve ser realizada após ajustar o formulário da avaliação descendente na aba "Avaliações".
Aba Avaliações:
Na aba "Avaliações", você encontrará a lista de avaliações. Para as avaliações descendentes, verá a opção "Modificar".
Ao clicar, abrirá o formulário onde você poderá modificar as notas.Você poderá ajustar as notas de Competências, Objetivos e Perguntas de potencial diretamente no formulário da avaliação descendente. Depois de editar as notas, certifique‑se de clicar em "Salvar"
Depois de modificar a avaliação descendente, é necessário publicar o relatório de notas atualizado. Para isso, na seção "Apelação" e dentro da aba "Participantes", clique em "Publicar modificação de nota". Ao fazer isso, as notas serão atualizadas no relatório do avaliado.
Ao publicar os novos resultados na aba "Avaliações", você terá a opção de deixar um comentário explicando a resolução da apelação. Esse comentário estará disponível para revisão pelo colaborador em seu relatório de notas, onde ele deverá confirmá‑lo. Assim que o colaborador realizar essa ação, o processo para o participante é concluído, e você o encontrará na aba "Resultados"
5. Resultados
Essa aba estará disponível durante todo o processo e conterá listas de todos os participantes. Será atualizada gradualmente à medida que os resultados forem obtidos.
A aba Resultados é composta pelos Relatórios individual e geral, onde você poderá revisar os resultados em nível organizacional.
Na seção "Relatório individual" na aba Participantes você poderá encontrar uma lista de todos os colaboradores da avaliação, independentemente da etapa em que se encontrem no processo. Na coluna "Etapa do participante" você poderá identificar em qual etapa específica cada um está.
Além disso, desta seção você poderá devolver participantes de etapa, baixar relatórios e publicar resultados.
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