Cuando registras a un nuevo colaborador en la plataforma, el paso siguiente y fundamental es asignarle su información contractual, lo que en el sistema conocemos como "Trabajo". Esta información define las condiciones laborales del empleado, tales como su cargo, sueldo, jornada laboral, entre otros datos clave para su gestión y el cálculo de sus remuneraciones.
Para facilitarte esta tarea, la plataforma te ofrece dos alternativas muy sencillas de utilizar: realizar una carga masiva de datos para múltiples empleados a la vez a través de plantillas de importación, o bien, hacer la actualización de manera individual directamente desde la ficha personal de cada trabajador. En esta guía te acompañaremos paso a paso para que puedas realizar cualquiera de los dos procedimientos de manera exitosa.
Paso a paso
Opción 1: Carga Masiva (A través de Importadores)
Esta opción es ideal cuando necesitas asignar o actualizar la información contractual de muchos colaboradores al mismo tiempo, ahorrándote el trabajo de ingresar ficha por ficha.
Paso 1: Navegación al importador de trabajos
Para comenzar con el proceso de carga masiva, dirígete al menú lateral izquierdo de tu pantalla. Desde allí, debes seguir la siguiente ruta de navegación para abrir la herramienta correspondiente:
Ruta: Reportería > Importadores > Administrativo > Colaboradores > Trabajos (identificado con un botón de color naranja).
Una vez allí, la plataforma te mostrará la pantalla principal para la gestión masiva de datos laborales.
Paso 2: Revisión de las instrucciones de llenado
Antes de descargar cualquier documento, te sugerimos prestar atención al instructivo que aparece en pantalla. Este apartado te detallará de forma visual cómo completar correctamente cada uno de los casilleros de la planilla. Si te surge alguna duda sobre los formatos o las palabras exactas que debes usar, puedes pinchar en las opciones Ver lista o Ver tipos. Esto permitirá que el sistema te muestre un desglose con las alternativas válidas y aceptadas para cada concepto.
Paso 3: Configuración y descarga de la plantilla
A continuación, selecciona con un check las casillas de los campos específicos que deseas editar o cargar en esta oportunidad. Después de que hayas definido tu selección, pincha en la opción para descargar el template (la plantilla de Excel). El sistema procesará tu solicitud y te entregará un archivo listo para rellenar.
Paso 4: Completar el archivo y subirlo al sistema
Ahora, abre el archivo Excel descargado en tu computador y completa los campos de tus colaboradores siguiendo con atención las indicaciones del paso 2. Cuando el documento esté completamente listo y guardado en tu dispositivo, regresa a la plataforma, presiona el botón Seleccionar Archivo, elige tu documento y cárgalo. Verás que el sistema comenzará a procesar la información de inmediato para aplicar los cambios a los perfiles correspondientes.
Opción 2: Carga Individual (Directamente en la ficha del colaborador)
Utiliza este método si solo necesitas crear o modificar el contrato de un único colaborador de forma rápida.
Paso 1: Búsqueda del colaborador
Para comenzar, dirígete al buscador principal de la plataforma o al módulo de personas para localizar y seleccionar al trabajador cuya información contractual deseas actualizar. Al pinchar sobre su nombre, el sistema te redirigirá a su ficha personal.
Paso 2: Acceso a la edición de su contrato
Una vez dentro del perfil del colaborador, sitúate en el apartado llamado Resumen. En esta sección verás un resumen de su información laboral activa. Para realizar modificaciones, busca el recuadro de las condiciones contractuales y pincha en la opción Editar Trabajo.
Paso 3: Completar la información y guardar
Al abrirse el formulario de edición, ingresa o actualiza los datos del contrato del colaborador. Para asegurarte de que la plataforma te permita guardar los cambios, es indispensable que completes al menos los campos mínimos requeridos (los identificarás rápidamente porque están marcados con un asterisco de color rojo *). Para terminar, una vez verificado que todo esté correcto, haz clic en el botón Guardar.
Resultado esperado
Si realizaste la carga masiva o la edición individual de forma correcta, la plataforma procesará los cambios de inmediato y verás cómo se actualizan los datos contractuales en el perfil del colaborador. Su historial laboral reflejará las nuevas condiciones asignadas (como sueldo, cargo u horario) de forma limpia y transparente, quedando listas para ser consideradas en los futuros procesos de la empresa.
Consideraciones adicionales
Límite de modificaciones mensuales: Es muy importante que tengas en cuenta que la edición de las condiciones de un trabajo se permite una sola vez por mes calendario. Por ejemplo, si modificas el sueldo base de un colaborador durante el mes de julio, y días después te das cuenta de que también debías cambiar su horario, ese segundo cambio quedará programado por el sistema para regir a partir del mes de agosto. La misma plataforma te mostrará un aviso indicando esta regla.
Recomendación clave: Si necesitas aplicar varias modificaciones al contrato de un colaborador para el mismo periodo, asegúrate de realizar todas las ediciones juntas en un solo movimiento antes de pinchar en Guardar, garantizando así que todos los cambios queden aplicados dentro del mismo mes.