En Onboarding existen dos conceptos que es importante diferenciar:
- los permisos, que definen a qué partes del módulo puede acceder una persona
- los roles dentro del onboarding, que definen qué participación tiene esa persona dentro de un proceso o una tarea
En este artículo te explicamos qué puede hacer cada tipo de usuario dentro del módulo y cómo se relacionan estos conceptos entre sí.
1. Permisos del perfil
Es el permiso general del módulo y se configura en:
Administrativo > Usuarios y perfiles > Perfiles > Editar perfil > pestaña Administrativo
Ahí encontrarás el permiso Onboarding, que puede tener una de estas acciones:
- No
- Lectura
- Modificación
No
Si el perfil tiene la acción No, la persona no ve el módulo de Onboarding en el menú.
La excepción es que, si fue asignada como encargado de un proceso, sí podrá ver ese proceso desde Procesos, aunque no tenga acceso general al módulo.
Lectura
Si el perfil tiene la acción Lectura, la persona puede ver todo el módulo de Onboarding, incluyendo procesos, tareas, correos y pre ingreso, pero no puede crear, editar ni eliminar nada.
Modificación
Si el perfil tiene la acción Modificación, la persona puede gestionar completamente el módulo. Esto incluye crear, editar, eliminar y administrar procesos, plantillas y demás elementos de Onboarding.
2. Roles en Onboarding
Además del permiso del perfil, dentro de Onboarding existen distintos roles que una persona puede cumplir según su participación en el módulo.
Estos roles no son lo mismo que el permiso Onboarding del perfil. Más bien, determinan qué función cumple una persona dentro de una plantilla, una tarea o un proceso específico.
Los principales roles son:
- responsable de plantilla
- responsable de tarea
- encargado del proceso
- nuevo colaborador
Una misma persona puede cumplir más de uno de estos roles al mismo tiempo.
Responsable de plantilla
El responsable de plantilla se configura al editar o crear una plantilla de proceso, y es una persona a la que se le da acceso para gestionar esta plantilla específica, sin necesidad de darle acceso completo a todo el módulo.
Este rol existe para que distintos equipos o áreas puedan administrar su propio contenido dentro de Onboarding, sin depender siempre de un administrador general.
Por ejemplo, una jefatura podría ser responsable de una plantilla de proceso de su área y encargarse de mantener sus tareas o correos, sin por eso convertirse en administradora de todo Onboarding.
Qué puede hacer
El responsable de plantilla puede gestionar las plantillas donde fue asignado como responsable. Según el tipo de plantilla y los permisos disponibles, esto puede incluir crear, editar o eliminar contenido asociado a esa plantilla.
Por ejemplo, puede crear tareas o correos para usarlos dentro del contexto que administra.
Qué no significa este rol
Ser responsable de plantilla no da acceso a todo el módulo ni a todas las plantillas. Solo otorga gestión sobre las plantillas específicas donde la persona fue definida como responsable.
Tampoco significa que todo lo que cree quedará disponible para todos los usuarios.
Relación con tareas públicas y privadas
Esto es especialmente importante en el caso de las plantillas de tarea.
Cuando una persona responsable de una plantilla crea una tarea, esa tarea se crea por defecto como privada. Esto significa que queda disponible dentro de su propio contexto, sin exponerse automáticamente al resto de usuarios del módulo.
Esto existe para evitar que tareas creadas por una persona para su propio proceso, equipo o necesidad específica queden reutilizables por cualquiera.
Si un administrador quiere que esa tarea pueda ser usada más ampliamente, puede cambiarla a pública. Ahí sí pasa a estar disponible para otros usuarios según sus permisos.
En otras palabras:
- una tarea privada sirve para un uso más acotado
- una tarea pública sirve para reutilización más amplia dentro del módulo
Responsable de tarea
El responsable de tarea es la persona que debe ejecutar una tarea específica dentro de un proceso de onboarding. Este rol se asigna a nivel de tarea, no de proceso.
Cuando configuras una plantilla de tarea, puedes definir quién será el responsable de esa tarea. Las opciones disponibles son:
- nuevo colaborador
- supervisor
- persona específica
Nuevo colaborador
Esta opción se usa cuando la tarea debe ser realizada por la persona que está pasando por el onboarding.
Por ejemplo:
- completar una acción pendiente
- revisar material de bienvenida
- cargar información solicitada
- realizar una actividad inicial
En ese caso, el nuevo colaborador verá la tarea dentro de su onboarding, siempre que además esté configurada como visible para él.
Supervisor
Esta opción se usa cuando quieres que la tarea quede a cargo de la jefatura directa o supervisor del colaborador.
Por ejemplo:
- agendar reunión de bienvenida
- presentar al equipo
- preparar objetivos de la primera semana
- coordinar acompañamiento inicial
Cuando la tarea se genera dentro del proceso, el sistema toma al supervisor de esa persona y le asigna la tarea.
Persona específica
Esta opción se usa cuando la tarea debe quedar a cargo de alguien distinto del nuevo colaborador o su supervisor.
Por ejemplo:
- entregar equipo desde TI
- crear credenciales
- preparar puesto de trabajo
- coordinar inducción de seguridad
Aquí se elige directamente a la persona que será responsable de ejecutarla.
Qué otorga ser responsable de tarea
El responsable de tarea puede:
- ver las tareas que le fueron asignadas
- revisar su contenido
- recibir notificaciones, según configuración
- marcar la tarea como terminada
Solo los responsables de una tarea pueden marcarla como terminada. El sistema alertara si una tarea se queda sin responsables (por ejemplo, por una baja administrativa).
Encargado del proceso
El encargado del proceso es la persona responsable de hacer seguimiento al onboarding completo de una persona.
Este rol se asigna al momento de crear el proceso y existe a nivel de proceso, no de tarea.
Su función no es necesariamente ejecutar tareas, sino monitorear el avance general del onboarding.
Qué puede hacer
El encargado del proceso puede:
- revisar el avance del proceso
- hacer seguimiento a tareas, correos y pre ingreso asociados
- recibir notificaciones sobre el proceso
- visualizar el onboarding que tiene asignado
Qué no implica
Ser encargado del proceso no significa automáticamente tener acceso completo al módulo.
Por ejemplo, una persona con permiso No en su perfil igualmente puede ver el proceso donde fue asignada como encargada, pero eso no la convierte en administradora ni le da visibilidad sobre todos los procesos.
Nuevo colaborador
El nuevo colaborador es la persona que está pasando por el onboarding.
Puede participar de distintas maneras dentro del proceso:
- como persona que visualiza su avance
- como responsable de ciertas tareas
- como quien completa el pre ingreso, si aplica
Qué puede ver
El nuevo colaborador puede ver su onboarding y las tareas que le correspondan, según la configuración del proceso y la visibilidad definida para cada tarea.
Qué puede hacer
Según el caso, puede:
- revisar su proceso
- completar tareas asignadas
- avanzar en el pre ingreso
- seguir el progreso de su incorporación
Cómo se relacionan estos roles entre sí
Cada rol cumple una función distinta dentro del módulo:
- el responsable de plantilla administra contenido reutilizable dentro de ciertas plantillas
- el responsable de tarea ejecuta una tarea puntual
- el encargado del proceso hace seguimiento al onboarding completo
- el nuevo colaborador participa como persona que está siendo incorporada
Esto significa que una misma persona podría, por ejemplo:
- ser responsable de una plantilla
- además ser encargada de ciertos procesos
- y también tener tareas asignadas como responsable