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Procesos - Manual

Actualización

Aprende a navegar por las distintas vistas del módulo, entender el estado de cada colaborador (tenga ficha o no) y acceder a la información consolidada de tus procesos.

Contenido - Paso a Paso

Qué es un proceso de onboarding: Un proceso de onboarding corresponde a la experiencia de integración de un colaborador específico. Reúne las tareas, correos y, si corresponde, el pre-ingreso asociado a su incorporación. A diferencia de las "plantillas", que son el molde o diseño general, el "proceso" es la ejecución real de ese molde para una persona en particular.

Dónde se gestionan los procesos: Para comenzar, dirígete en el menú lateral a Administrativo > Onboarding > Procesos. Desde esta sección podrás gestionar y hacer seguimiento al avance de todos los onboardings de tu empresa.

Cómo se organiza la vista de procesos: La pantalla principal se divide en cuatro grandes pestañas: Colaboradores, Colaboradores sin ficha, Tareas y Analítica, sin embargo, este artículo se enfocará en las primeras dos vistas. 

Nota: en todas las sub-secciones de la vista de Colaboradores  y Colaboradores sin ficha verás la opción de “Crear proceso”, al hacer clic ahí, podrás crear un proceso de onboarding a un colaborador con o sin ficha desde una plantilla previamente configurada o desde cero.

Vista de Colaboradores

En esta sección podrás administrar los procesos de las personas que ya tienen una ficha creada en Buk. En la tabla de esta sección encuentras dos columnas fundamentales para tu navegación:

  • Columna "ID de Proceso": Al hacer clic en el ID de un proceso (ya sea en curso o finalizado), accedes a una vista de detalle consolidada en una sola página. Esta vista se divide en tres segmentos:

    • Información general: Datos de la ficha y del proceso. Aquí también visualizas alertas clave del sistema (por ejemplo, "Cambio interno próximo" o indicadores si la persona tiene "Otras fichas activas/inactivas").

    • Tareas: Listado de todas las actividades asignadas a ese proceso específico.

    • Correos: Historial de comunicaciones asociadas al proceso.

  • Columna "Colaborador": Al hacer clic en el nombre de la persona, el sistema te redirige a la información de su ficha laboral. Un colaborador aparece listado de forma independiente por cada ficha que posea (por ejemplo, en casos de pluriempleo o cambios de cargo), permitiendo gestionar cada rol por separado.


La pestaña principal de "Colaboradores" se divide a su vez en tres sub-secciones:


1. Sub-sección "En curso"

Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores > En curso.

Esta sub-sección muestra los procesos activos asociados a las fichas de los colaboradores. 

Desde esta vista podrás:

  • Gestionar procesos de forma individual o masiva: Al seleccionar uno o más procesos y hacer clic en Acciones, podrás editar (encargado, la fecha de inicio, el recordatorio semanal, el área y el cargo), cancelar, terminar o eliminar procesos. Además, podrás agregar tareas nuevas o desde plantillas previamente configuradas a uno o múltiples procesos a la vez. 

  • Desde la columna de Acciones, para cada proceso individual podrás:
    • Agregar tareas o correos al proceso
    • Finalizar el proceso
    • Cancelar el proceso
    • Mostrar el detalle
    • Editar información
    • Eliminar el registro

  • Visualizar indicadores clave:
    • Procesos con errores: Procesos sin encargado asignado, sin responsable de tarea, curso vencido, curso eliminado o no vinculado. 
    • Procesos a tiempo: Procesos en curso y con tareas vinculadas a tiempo.
    • Procesos atrasados: Procesos en curso y con tareas atrasadas. 

2. Sub-sección “Sin onboarding”

Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores > Sin onboarding.

Esta sub-sección muestra las fichas de colaboradores que no tienen un onboarding asociado. Como no hay proceso creado, la columna de "ID de Proceso" aparece vacía, pero puedes usar la columna "Colaborador" para ir a su perfil. Es útil para identificar rápidamente a quiénes falta iniciarles su integración.

Desde esta vista podrás:

  • Iniciar procesos de onboarding de forma individual o masiva: Al seleccionar la ficha de uno o más colaboradores y hacer clic en Iniciar seleccionados, tendrán la opción de iniciar varios procesos de onboarding al mismo tiempo seleccionando al encargado de onboarding y la fecha de inicio.

    • Importante: Se le asignará una plantilla de proceso a cada colaborador dependiendo de su área y cargo. En caso de no tener configurada una plantilla para un área y cargo en específico, el proceso no quedará armado con tareas/correos predefinidos, por lo que tendrás que revisarlo antes de iniciarlo. 

Para más información sobre cómo iniciar procesos de onboarding masivamente revisar el siguiente artículo: ¿Cómo iniciar procesos de Onboarding masivamente? 
 

3. Sub-sección “Finalizados”

Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores > Finalizados

Esta sub-sección muestra el listado de procesos terminados o cancelados.

  • Acciones en esta vista: Dado que el proceso ya culminó, en esta pestaña solo podrás realizar acciones de forma individual. Las opciones se limitan a Mostrar (para revisar el detalle y el historial de tareas/correos del proceso) y Eliminar (para borrar el registro lógico de la base de datos de manera irreversible). 


Vista de Colaboradores sin ficha

En esta sección se administran los procesos de personas que aún no tienen ficha creada en la plataforma. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el onboarding fue iniciado antes del alta o cuando el proceso incluye un pre-ingreso 

Aclaración importante: En el momento en que se le crea la ficha a una de estas personas, su proceso pasa automáticamente a la vista de "Colaboradores con ficha" para continuar su seguimiento.

Esta vista se divide en tres sub-secciones:
 

1. Sub-sección "Iniciados”:

Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores sin ficha > Iniciados

Listado de personas sin ficha que ya tienen un proceso de pre-ingreso u onboarding activo. 

En esta sub-sección podrás realizar las siguientes acciones:

  • Gestionar procesos masivamente: Al seleccionar uno o más procesos, podrás editar (encargado, fecha de inicio, recordatorio, área y cargo), cancelar, terminar o eliminar registros activos en bloque. Además, podrás agregar tareas (nuevas o desde plantillas) a múltiples procesos a la vez.

  • Desde la columna de Acciones, para cada proceso individual podrás:

    • Agregar tareas al proceso
    • Cancelar el proceso
    • Ver flujos
    • Mostrar el detalle
    • Editar información
    • Eliminar el registro

2. Sub-sección "No iniciados": 

Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores sin ficha > No iniciados

Aquí se agrupan las personas sin ficha cuyo proceso de onboarding aún no ha sido iniciado. En esta pestaña pueden aparecer quienes provienen del módulo de Selección, al pasar a la etapa de Contratados, y también personas creadas manualmente en Onboarding sin ficha. Desde aquí puedes iniciar su proceso de onboarding, revisar o completar la configuración del proceso, asociar plantillas y, si corresponde, activar el flujo de pre-ingreso. 

Para hacer seguimiento al estado de las solicitudes de pre-ingreso y alta, debes dirigirte al módulo de Workflow > Solicitudes.

En esta sub-sección podrás realizar las siguientes acciones: 

  • Gestionar procesos masivamente: Podrás enviar el pre-ingreso e iniciar procesos en bloque. Al seleccionar varios registros y hacer clic en "Acciones" > "Enviar pre-ingreso e iniciar", se abrirá una ventana donde podrás elegir qué plantilla de pre-ingreso utilizar para todo el grupo. También tienes habilitadas las acciones masivas para Editar, Cancelar o Eliminar estos registros pendientes.

  • Desde la columna de Acciones (individual), podrás:

    • Cancelar el proceso que aún no ha sido iniciado

    • Iniciar el proceso de onboarding 

    • Eliminar el registro que aún no ha sido iniciado 

3. Sub-sección "Finalizados": 

Ve a Administrativo > Onboarding > Procesos > Colaboradores sin ficha > Finalizados

Aquí podrás ver los procesos de personas sin ficha que ya fueron terminados o cancelados. 

En esta sub-sección podrás realizar las siguientes acciones: 

  • Eliminar registros de procesos de colaboradores sin ficha de forma individual o  masiva.

  • Desde la columna de Acciones (individual), podrás:
    • Mostrar el detalle histórico del proceso (para revisar tareas y correos enviados).
    • Eliminar el registro cerrado de forma definitiva e irreversible.

Casos a considerar

1. El paso de "Sin ficha" a "Con ficha" Cuando administras a una persona en la pestaña "Colaboradores sin ficha" (por ejemplo, en etapa de pre-ingreso) y finalmente se le crea su ficha laboral o se le da de alta en la plataforma, su proceso se traslada automáticamente a la pestaña "Colaboradores ". No necesitas hacer ningún traspaso manual y el historial se mantiene intacto.

2. Pluriempleo (Colaboradores con múltiples trabajos simultáneos) Si una persona tiene dos o más fichas activas en la empresa al mismo tiempo (por ejemplo, alguien que es vendedor y supervisor en distintas sucursales), puede tener un proceso de onboarding independiente para cada rol.

  • ¿Qué verás en pantalla? Es completamente normal que el nombre de esta persona aparezca repetido varias veces en la lista de procesos "En curso". Cada fila corresponde al onboarding de una ficha (cargo) distinta. 

3. Una persona aparece en "En curso" y en "Sin onboarding" al mismo tiempo Esto no es un error ni un dato duplicado. Ocurre cuando un colaborador tiene más de una ficha laboral y solo se le ha iniciado el onboarding a uno de sus cargos. El sistema te lo muestra en "En curso" por la ficha que ya tiene el proceso activo, y en "Sin onboarding" para recordarte que su otra ficha aún requiere que se le asigne uno.

4. Bloqueo al crear un proceso (Proceso vencido o ya activo) El sistema aplica una regla estricta: Sólo puede existir 1 proceso activo por cada Ficha Laboral. Si intentas iniciar un onboarding para una ficha que ya tiene un proceso en curso o un proceso vencido (atrasado), el sistema bloqueará la acción. Para solucionarlo, debes finalizar o cancelar el proceso actual de esa ficha antes de iniciar uno nuevo.

5. ¿Cuál es la diferencia entre "No iniciados" y "Sin onboarding"? Aunque suenan similar, están en pestañas distintas por el estado contractual de la persona:

  • No iniciados (Colaboradores sin ficha): Son candidatos que acaban de ser marcados como contratados desde el módulo de Selección, o cargados por importador, pero que aún no existen oficialmente en Buk y están a la espera de que se les envíe su pre-ingreso.

  • Sin onboarding (Colaboradores con ficha): Son empleados que ya tienen una ficha creada en el sistema, pero a los que nunca se les inició su proceso de inducción.

6. Diferencia entre finalizar, cancelar y eliminar: 

  • Finalizar: cierra un proceso que ya terminó

  • Cancelar: cierra un proceso que no llegará a completarse

  • Eliminar: borra el registro por completo de forma irreversible

7. El pre-ingreso siempre va asociado a un proceso: Actualmente, el formulario de pre-ingreso no se puede enviar ni crear de manera independiente; siempre debe ir asociado al inicio de un proceso de onboarding. Por eso, si tu objetivo es utilizar únicamente el pre-ingreso (sin hacer seguimiento posterior), te recomendamos crear plantillas de proceso muy simples, por ejemplo, que contengan una sola tarea y sin correos 



 

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