En este artículo aprenderás a configurar una regla de automatización para que, al momento de crear el trabajo de un nuevo colaborador en la plataforma, se inicie automáticamente su proceso de Onboarding.
Requisitos Previos
Módulos contratados: Contar con el módulo de Workflow y el plan Plataforma Pro activos en tu organización.
Plantilla de Onboarding: Debes tener configurada y activa al menos una plantilla de Onboarding para que el sistema pueda asignarla.
Paso a Paso: Configurar la automatización desde Workflow
Sigue estos pasos dentro de la plataforma con tu usuario administrador:
Dirígete a Workflow > Plantillas.
Haz clic en Crear plantilla.
El sistema te mostrará el catálogo de plantillas disponibles. Selecciona la opción Empezar desde cero.
Define el Nombre de la automatización (te sugerimos usar un nombre claro cómo "Iniciar proceso de onboarding") y una Descripción (por ejemplo: "Iniciar proceso de onboarding a un colaborador cuando se le cree un trabajo").
En el campo Tipo de plantilla, debes escoger obligatoriamente la opción Flexible.
Haz clic en Guardar. El sistema te redirigirá a la vista de configuración de la plantilla.
En la pestaña de Inicio, dentro de la sección de tipo de solicitud, selecciona "Evento de la plataforma" (esta configuración es obligatoria, ya que el sistema no te permitirá crear esta automatización si la dejas como una solicitud manual convencional).
En el selector de "Selecciona el evento que dará inicio a esta solicitud", elige la opción "Cuando se le crea un trabajo a un colaborador" (esta es la acción que más sentido tiene para el flujo, aunque puedes seleccionar otra acción gatillante si lo requieres).
Desplázate hasta la sección "Final del flujo flexible" en la parte inferior para configurar las acciones automáticas de la plantilla.
Haz clic en Añadir acción, escribe en el buscador "Onboarding" y selecciona la opción "Crear proceso de onboarding".
Configura el Tipo de encargado para los procesos creados. Puedes elegir entre:
Supervisor: El jefe directo registrado en la ficha del colaborador.
Persona específica: Un usuario de tu equipo para centralizar la gestión de ese Onboarding.
(Opcional) Si te interesa, en esta sección también puedes agregar Notificaciones automáticas asociadas a esta automatización.
Guarda los cambios.
¡Listo! Una vez activa, cada vez que se le cree un nuevo trabajo a un colaborador seleccionando la plantilla de Onboarding que calce con su cargo y área (es un requisito indispensable que cuente con un trabajo asociado), el proceso se iniciará automáticamente.
¿Cómo realizar el seguimiento de la automatización?
Procesos exitosos: Cuando el proceso se cree correctamente, podrás ver al colaborador y realizar su seguimiento de etapa desde el menú Onboarding > Procesos > Colaboradores > En curso.
Auditoría y errores: Para revisar el estado técnico de la automatización, dirígete a Workflow > Solicitudes > Todas. En esta tabla podrás monitorear si la solicitud que gatilla el Onboarding se ejecutó de forma correcta o si presentó algún error en el intento. En caso de error podrás reintentar que se realice la solicitud y ver cuál fue el error.
Casos en los que NO se creará el proceso de Onboarding
Si notas que el proceso de Onboarding no se inició automáticamente para un colaborador, verifica que no se deba a una de estas razones:
Proceso activo existente: El colaborador ya cuenta con un proceso de Onboarding activo dentro de la plataforma.
No existe una plantilla de proceso asociada al cargo y área del colaborador: No basta con que el colaborador tenga una ficha creada para gatillar la automatización del inicio de su onboarding, debe tener un trabajo creado y que su área y cargo estén asociadas a una plantilla de proceso existente.
Sin jefatura asignada: Se configuró como encargado al "Supervisor", pero el colaborador no tiene un jefe directo registrado en su ficha de trabajo al momento de la creación.
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