En Buk existen seis tipos de plantillas de workflow, cada una diseñada para gestionar procesos específicos dentro de la plataforma. Elegir el tipo adecuado te permite automatizar tareas, recopilar información o gestionar cambios de manera eficiente según las necesidades de tu organización.

Paso a paso

1. Ingresa a Administrativo > Workflow > Plantillas
2. Selecciona Crear Plantilla > Crear desde cero.
3. Elige el tipo de workflow que mejor se adapte a tu proceso, según las opciones disponibles.

Tipos de plantillas y casos de uso

• Flexible
  Crea flujos internos de aprobación o notificación que no modifican datos del colaborador, pero permiten generar, asignar o solicitar automáticamente elementos dentro de la plataforma, como documentos, cursos, encuestas, activos o tareas pendientes.
  Los workflows de tipo Flexible son además la base para configurar automatizaciones, ya que solo estos pueden iniciarse automáticamente. 

  Ejemplos de uso: generar documentos, asignar cursos, enviar encuestas, solicitar activos o generar tareas pendientes de forma automática.

  📌 Para aprender a configurar automatizaciones basadas en workflows flexibles, revisa el Manual de Automatizaciones - Configuración y Uso.

• Alta
  Da de alta a un nuevo colaborador en la plataforma. El flujo genera la ficha del colaborador.
  Ejemplo de uso: Incorporar a un nuevo empleado, generando automáticamente su ficha y enviando instrucciones para crear su acceso a Buk.

• Baja
  Gestiona el término de la relación laboral. Al completarse, la ficha del colaborador se inactiva. Se debe definir claramente quiénes podrán iniciar este tipo de solicitudes.
  Ejemplo de uso: Formalizar la salida de un colaborador, inactivando su ficha y notificando a las áreas correspondientes.

• Movimiento
  Permite modificar datos laborales de un colaborador (como renta, cargo, área, etc.). Al finalizar el flujo, las modificaciones se aplican automáticamente en su ficha.
  Ejemplo de uso: Cambiar el cargo de un colaborador tras una promoción o actualizar su salario.

• Búsqueda
  Inicia un proceso de selección a partir de una solicitud. Al completarse, se crea un proceso de reclutamiento.
  Ejemplo de uso: Cuando un área necesita solicitar la contratación de un nuevo colaborador y se requiere aprobación antes de iniciar el reclutamiento.
  Requiere el módulo de Selección.

• Pre-Ingreso
  Recopila información previa del futuro colaborador mediante un formulario antes de su incorporación. Es importante definir correctamente los campos que el postulante deberá completar.
  Ejemplo de uso: Solicitar datos personales, bancarios o documentación antes del primer día de trabajo.
  Requiere el módulo de Onboarding.

Consideraciones o Limitaciones

• La disponibilidad de los tipos de plantilla depende de los módulos contratados por tu empresa (por ejemplo, Búsqueda requiere Selección y Pre-Ingreso requiere Onboarding).
• Solo las plantillas de tipo Flexible pueden configurarse para Automatizaciones.