En Buk existen seis tipos de plantillas de workflow, cada una diseñada para gestionar procesos específicos dentro de la plataforma. Elegir el tipo adecuado te permite automatizar tareas, recopilar información o gestionar cambios de manera eficiente según las necesidades de tu organización.

Paso a paso

1. Ingresa a Administrativo > Workflow > Plantillas
2. Selecciona Crear Plantilla > Crear desde cero.
3. Elige el tipo de workflow que mejor se adapte a tu proceso, según las opciones disponibles.

Tipos de plantillas y casos de uso

• Flexible
  Crea flujos internos de aprobación o notificación que no modifican datos del colaborador, pero permiten generar, asignar o solicitar automáticamente elementos dentro de la plataforma, como documentos, cursos, encuestas, activos o tareas pendientes.
  Los workflows de tipo Flexible son además la base para configurar automatizaciones, ya que solo estos pueden iniciarse automáticamente. 

  Ejemplos de uso: generar documentos, asignar cursos, enviar encuestas, solicitar activos o generar tareas pendientes de forma automática.
  Importante: Solo se puede asociar una acción por plantilla flexible, (Ej: no es posible condicionar documentos según tipo de contrato, ni enviar adjuntos por correo).

  📌 Para aprender a configurar automatizaciones basadas en workflows flexibles, revisa el Manual de Automatizaciones - Configuración y Uso.

• Alta
  Da de alta a un nuevo colaborador en la plataforma. El flujo genera la ficha del colaborador.
  Ejemplo de uso: Incorporar a un nuevo empleado, generando automáticamente su ficha y enviando instrucciones para crear su acceso a Buk.

• Baja
  Gestiona el término de la relación laboral. Al completarse, la ficha del colaborador se inactiva. Se debe definir claramente quiénes podrán iniciar este tipo de solicitudes.
  Ejemplo de uso: Formalizar la salida de un colaborador, inactivando su ficha y notificando a las áreas correspondientes.

• Movimiento
  Permite modificar datos laborales de un colaborador (como renta, cargo, área, etc.). Al finalizar el flujo, las modificaciones se aplican automáticamente en su ficha.
  Ejemplo de uso: Cambiar el cargo de un colaborador tras una promoción o actualizar su salario.

• Búsqueda
  Inicia un proceso de selección a partir de una solicitud. Al completarse, se crea un proceso de reclutamiento.
  Ejemplo de uso: Cuando un área necesita solicitar la contratación de un nuevo colaborador y se requiere aprobación antes de iniciar el reclutamiento.
  Requiere el módulo de Selección.

• Pre-Ingreso
  Recopila información previa del futuro colaborador mediante un formulario antes de su incorporación. Es importante definir correctamente los campos que el postulante deberá completar.
  Ejemplo de uso: Solicitar datos personales, bancarios o documentación antes del primer día de trabajo.
  Requiere el módulo de Onboarding.

Consideraciones o Limitaciones

• La disponibilidad de los tipos de plantilla depende de los módulos contratados por tu empresa (por ejemplo, Búsqueda requiere Selección y Pre-Ingreso requiere Onboarding).
• Solo las plantillas de tipo Flexible pueden configurarse para Automatizaciones.
  
  Limitaciones de los workflows flexibles

• Los workflows Flexibles son ideales para aprobaciones internas y solicitudes que no afectan la ficha del colaborador. Sin embargo, no pueden: 
  • Firmar digitalmente los documentos generados (Actualmente solo se puede solicitar la firma cuando se selecciona la acción final Generar Documento en una plantilla de Workflow, si es que quieres solicitar firmas fuera de workflow utiliza un flujo manual desde Documentos y Firma). 
  • Modificar campos de la ficha del colaborador (cargo, área, sueldo, jornada, etc.). 
  • Crear ni eliminar colaboradores (use Alta o Baja, respectivamente). 
  • Encadenarse automáticamente con otro flujo (cada plantilla se inicia y se cierra por separado).

• Si necesitás combinar comportamientos (ej. una aprobación previa + una baja), creá dos plantillas (Flexible para la aprobación, Baja para la desvinculación) y gatillá la segunda manualmente al cerrar la primera.

• Actualmente las plantillas de workflow están limitadas a una sola acción final por plantilla. Por ejemplo, no se puede gatillar la acción Generar Documento e Inscribir en curso a la vez por plantilla. Para ello, necesitas configurar dos plantillas separadas, una para Generar Documento y otra para Inscribir en curso como acción final.