Cuando se aprueba completamente un Workflow de tipo Baja y el flujo alcanza el resultado final (gatillador), el sistema inactiva automáticamente la ficha del colaborador. No es necesario realizar ninguna acción manual adicional.
La fecha de inactivación corresponde a la fecha de término indicada en el campo 'Fecha de término' del formulario del flujo. Si la fecha es futura, la ficha se mantendrá vigente hasta ese día.
Importante: si el flujo de baja es eliminado o rechazado antes de llegar al gatillador, la ficha del colaborador no se modifica.
¿Es posible retroceder o modificar etapas en un flujo en curso?
Sí, en cada etapa el aprobador puede 'Devolver' la solicitud, lo que la regresa a la etapa anterior para que el responsable de esa etapa la revise o corrija.
Para habilitar la devolución, el aprobador debe tener el permiso correspondiente (perfil con Modificación, o haber sido configurado explícitamente con esa acción en la plantilla).
No es posible editar directamente la información de una etapa ya aprobada sin devolverla. Si necesitas corregir datos de una etapa anterior, el aprobador de la etapa actual debe usar 'Devolver' para regresarla.
No existe la opción de 'reabrir' una solicitud finalizada (con estado Aprobado o Rechazado). Si una solicitud fue cerrada por error, deberás crear una nueva solicitud desde la plantilla correspondiente.
¿Qué hacer si una solicitud fue finalizada por error?
Una vez que una solicitud alcanza el estado 'Aprobado' o 'Rechazado' (finalizada), no es posible reabrirla ni revertirla desde la plataforma como se mencionó anteriormente. Esto aplica a todos los tipos de Workflow (Alta, Baja, Movimiento, Búsqueda, Flexible).
Si una solicitud de baja fue aprobada por error: la ficha del colaborador ya habrá sido inactivada (o lo será en la fecha de término configurada). Para revertirlo, deberás contactar a soporte o bien crear manualmente un nuevo proceso de alta para el colaborador.
Si una solicitud de alta fue aprobada por error y ya creó la ficha: deberás inactivar la ficha manualmente desde la ficha del colaborador, o crear una solicitud de Baja para dar de baja la ficha incorrecta.
Para evitar este problema, se recomienda agregar una etapa de revisión final con un aprobador de nivel RRHH antes del gatillador, para que cualquier error pueda ser devuelto antes de que se ejecute la acción definitiva.
¿Eliminar una solicitud pendiente de alta también elimina la ficha creada?
Depende del punto del flujo en que se elimine:
Si la solicitud aún no llegó al gatillador (resultado final), eliminarla no afecta la ficha del colaborador porque aún no fue creada.
Si la solicitud ya llegó al gatillador y la ficha fue creada, eliminar la solicitud no elimina la ficha. La ficha quedará vigente en el sistema y deberás inactivarla manualmente si corresponde.
La opción 'Eliminar solicitud' solo está disponible para usuarios con permiso de Modificación.