Para gestionar pagos fuera del ciclo regular en Buk, debes crear un proceso de "Otros Extraordinarios", cargar los montos mediante una plantilla masiva y finalizar con el timbrado en el módulo de Nómina.
Consideraciones o limitaciones importantes
Restricción de ítems: Por el momento, solo están soportados ítems con códigos SAT 100% gravables, 100% exentos o de previsión social. A continuación un listado con los códigos SAT soportados:
Ítem Código SAT Reembolso gastos médicos 4 Caja de ahorro 6 Prima de Seguro de vida 11 Seguro de Gastos Médicos Mayores 12 Subsidios por incapacidad 14 Becas para trabajadores y/o hijos 15 Cuotas de seguridad social pagadas por el patrón 27 Ayuda para renta 33 Ayuda para artículos escolares 34 Ayuda para anteojos 35 Ayuda para transporte 36 Ayuda para gastos de funeral 37 Habitación 48 Sueldos, Salarios Rayas y Jornales 1 Reembolso de descuentos efectuados para el crédito de vivienda. 9 Premios por puntualidad 10 Cuotas Sindicales Pagadas por el Patrón 13 Horas extras 19 Seguro de retiro 24 Reembolso por funeral 26 Comisiones 28 Vales de restaurante 30 Vales de gasolina 31 Vales de ropa 32 Otros ingresos por salarios 38 Ingresos en acciones o títulos valor que representan bienes 45 Ingresos asimilados a salarios 46 Alimentación diferentes a los establecidos en el Art 94 último párrafo LISR 47 Premios por asistencia 49 Viático gravado 50 Pagos por gratificaciones, primas, compensaciones, recompensas u otros a extrabajadores derivados de jubilación en parcialidades 51 Pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en parcialidades derivados de la ejecución de resoluciones judicial o de un laudo 52 Pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en una sola exhibición derivados de la ejecución de resoluciones judicial o de un laudo 53 Prevision social art 93 fracciones VIII Y IX sin monedero 56 Bloqueo de edición: Una vez que el proceso pasa a estado "En revisión" o "Cerrado", no podrás añadir nuevos colaboradores.
Timbrado: Asegúrate de que los colaboradores seleccionados tengan su información fiscal completa para evitar rechazos del SAT.
Paso a paso
1. Creación del proceso
Ve a Remuneraciones > Procesos.
Haz clic en Nuevo Proceso y selecciona Otros Extraordinarios.
Asigna un nombre al proceso y selecciona a los colaboradores que participarán.
Haz clic en Agregar Participantes y luego en Crear Proceso.
2. Carga masiva de montos
Entra a la pestaña Comprobantes Otros Extraordinarios y selecciona Asignar Ítems.
Desde acá podrás descargar un template para asignar los ítems a los colaboradores, antes de descargar la plantilla, marca los recuadros según tu necesidad:
Cargar múltiples ítems simultáneamente: Actívalo para subir dos o más conceptos distintos en el mismo archivo.
Sobrescribir Valores en los Atributos Personalizados: Úsalo si necesitas modificar datos base ya asociados a la asignación.
Sobrescribir Montos de Ítems ya Asignados: Úsalo para reemplazar montos que ya habías cargado previamente en este proceso.
Reajuste Porcentual: Actívalo si deseas aplicar un incremento o descuento automático basado en un porcentaje.
Tipo de cuotas: Selecciona si el pago es en una sola exhibición o si se dividirá en cuotas mensuales.
Cuando tengas lista la configuración, haz clic en Descargar Template. El archivo Excel tendrá las siguientes columnas clave:
Código (Obligatorio): El código interno del ítem (consúltalo en las pestañas del mismo Excel).
Número de Documento (Obligatorio): Debe coincidir exactamente con el RUT/DNI de la ficha del colaborador.
Valor (Obligatorio): El monto total del concepto a pagar.
Código de Ficha y Centro de Costo (Opcionales): Para mayor precisión en la asignación contable.
Una vez completes el archivo excel, debes guardarlo y realizar lo siguiente:
Sube el archivo en la misma sección, en el botón Seleccionar Archivo.
Abajo aparecerá una alerta indicando si todo se cargó correctamente o si tuvo errores.
Revisa que los montos sean correctos y haz clic en Continuar hasta que el proceso cambie a estado Cerrado.
3. Timbrado de comprobantes
Dirígete a Nómina > CFDI > Timbrado.
Selecciona la pestaña Otros Extraordinarios.
En la subpestaña No enviado, selecciona los registros que deseas procesar.
Haz clic en Acciones y elige Timbrar otros extraordinarios.
Consideraciones importantes
Orden de cálculo Los procesos especiales deben cerrarse y pagarse antes de la nómina ordinaria del mes para garantizar que el ajuste de ISR se calcule correctamente. Una vez que se crea la segunda quincena y se cierra la nómina del período, ya no es posible agregar procesos extraordinarios a ese período.
Ejemplo: Se abre la Quincena 1 → se crean los procesos extraordinarios necesarios → se crea y cierra la Quincena 2. A partir de ese cierre, el período queda bloqueado para nuevos procesos extraordinarios.
Tratamiento fiscal Este concepto tiene las siguientes características para efectos del ISR:
- Los ingresos son 100% gravables o, según el caso, 100% exentos (como la previsión social, que tiene un tratamiento fiscal diferenciado).
- No aplica subsidio al empleo en este comprobante. El subsidio se refleja y ajusta en la nómina semanal, quincenal o mensual correspondiente.
Incompatibilidad con asimilados a salarios Este proceso no es compatible con colaboradores que tributan bajo el régimen de Asimilados a Salarios.