¿Cuántas veces olvidaste agregar a alguien en una encuesta de salida o te diste cuenta tarde de que un nuevo colaborador nunca recibió la encuesta de bienvenida? Con la funcionalidad de Workflow > Plantillas, puedes automatizar la carga de participantes en tus encuestas libres para que esto no vuelva a ocurrir.
Al seleccionar una plantilla de automatización, el evento disparador ya viene configurado de fábrica. Solo necesitas indicar a qué encuesta deben agregarse los participantes, y el sistema hará el resto.
¿Para qué sirve? Ejemplos de uso
Esta funcionalidad es especialmente útil en dos momentos clave del ciclo de vida de un colaborador:
Encuesta de salida voluntaria
Cuando un colaborador se desvincula de la empresa, es fundamental recoger su percepción sobre la experiencia de trabajo. Con esta automatización, cada vez que se registre la baja de un colaborador, el sistema lo agregará automáticamente a tu encuesta de salida. Así te aseguras de no perder esa información valiosa, sin tener que recordar hacerlo manualmente en cada caso.
Encuesta de onboarding o bienvenida
Los primeros días en una empresa son determinantes para la experiencia del colaborador. Al automatizar la carga en una encuesta de onboarding, cada nuevo ingreso quedará registrado como participante de forma inmediata. Puedes usar esta encuesta para conocer cómo vivió su proceso de incorporación, si recibió toda la información necesaria o cómo evalúa sus primeras semanas.
¿Qué plantillas están disponibles?
En el catálogo encontrarás dos opciones dentro de la categoría Encuestas Libres:
- Agregar participante a encuesta cuando se da de baja un Colaborador → ideal para encuestas de salida
- Agregar participante a encuesta al crear un Colaborador → ideal para encuestas de onboarding o bienvenida
Cada plantilla ya tiene configurado su evento de forma automática. Solo debes elegir la encuesta a la que se agregarán los participantes.
Paso a paso: Configurara la automatización
Paso 1 — Accede a Workflow > Plantillas
- Ingresa a tu cuenta en Buk.
- En el menú lateral, dirígete a Workflow > Plantillas.
- Haz clic en el botón Crear Plantilla.
Paso 2 — Selecciona la plantilla desde el Catálogo
- Se abrirá el Catálogo de Plantillas.
- En el menú de categorías del lado izquierdo, selecciona Encuestas Libres.
- Elige la plantilla según tu caso.
- Haz clic en la plantilla para seleccionarla.
- Para una encuesta de salida → "Agregar participante a encuesta cuando se da de baja un Colaborador"
- Para una encuesta de onboarding → "Agregar participante a encuesta al crear un Colaborador"
El evento disparador ya viene preconfigurado según la plantilla que elijas. No necesitas configurarlo manualmente.
Paso 3 — Selecciona la encuesta a la que se agregarán los participantes
Este es el único paso de configuración que debes completar.
- En la sección de acciones, haz clic en el ícono de editar (lápiz) junto a la acción Agregar participante a Encuesta Libre.
- Se abrirá el modal Editar Acción.
En el campo Encuesta a agregar, selecciona la encuesta libre a la que quieres que se agreguen los participantes automáticamente. Solo aparecerán las encuestas que ya estén iniciadas.
Ejemplo: Si configuraste la plantilla de baja, aquí deberías seleccionar tu encuesta de desvinculación. Si configuraste la plantilla de creación, selecciona tu encuesta de onboarding.
- Haz clic en Guardar.
Paso 4 — (Opcional) Configura un filtro avanzado
Si la automatización no debe aplicar a todos los colaboradores, puedes segmentarla con un filtro avanzado desde la sección Reglas.
1. Haz clic en el ícono de filtro (embudo).
2. Se abrirá el modal Filtro Avanzado.
3. Puedes usar Buk AI escribiendo una instrucción en lenguaje natural. Por ejemplo:
- "Colaboradores del área comercial"
- "Colaboradores con contrato indefinido"
4. También puedes configurar las condiciones manualmente.
5. Haz clic en Filtrar para aplicar.
Paso 5 — Guarda y activa la plantilla
- Una vez completada la configuración, haz clic en Guardar.
- Verifica que la plantilla quede en estado Activa para que comience a ejecutarse.
- Puedes confirmar el estado desde el listado de Plantillas (columna Estado).
Resultado Esperado
A partir de ese momento, cada vez que ocurra el evento, el sistema agregará automáticamente al colaborador como participante en la encuesta seleccionada:
- Plantilla de baja → cada colaborador que se desvincula queda registrado en la encuesta de salida de forma automática.
- Plantilla de creación → cada nuevo ingreso es agregado a la encuesta de onboarding al momento de crear su ficha.
Podrás identificar que una encuesta tiene participantes automáticos configurados porque mostrará un ícono especial en el listado de Encuestas Libres. Al pasar el cursor sobre él, verás el mensaje: "Esta encuesta recibe participantes automáticamente según eventos configurados en Workflow".
Consideraciones Importantes
- La encuesta libre debe estar iniciada antes de configurar la plantilla. Solo aparecerán en el selector las encuestas que ya se encuentren en curso.
- Si la plantilla se desactiva, los eventos que ocurran durante ese período no generarán participantes de forma retroactiva.
- Puedes tener múltiples plantillas apuntando a distintas encuestas para el mismo evento. Por ejemplo, una encuesta de bienvenida general para toda la empresa y otra específica para el área de ventas.
- Los filtros son opcionales, pero muy recomendados si necesitas que la automatización aplique solo a un segmento de colaboradores.
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